TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 5.12.2018
1 Rekisterin nimi
Varhaiskasvatuspalvelujen asiakasrekisteri /
Abilita Päivähoito / Päikky mobiilikirjausjärjestelmä
Lapsen varhaiskasvatussuunnitelmarekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja Tiina Hirvonen
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
Maina Laakso, 0403172660, maina.laakso@nurmijarvi.fi
Petri Ojanen, 0403172208, petri.ojanen@nurmijarvi.fi
Leena Laine, 0403172201, leena.laine@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja määräyksiä.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Lasten varhaiskasvatuksen, esiopetuksen sekä avoimen varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan järjestäminen, toteuttaminen ja palveluista laskuttaminen. Yksityisen varhaiskasvatuspalvelun palvelusetelin, yksityisen hoidon tuen kuntalisän ja kotihoidontuen tietojen hallinnointi.
Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista ei ole mahdollista tunnistaa yksittäistä henkilöä. Perusteet:
Varhaiskasvatuslaki (36/1973) ja toimintaa ohjaa Varhaiskasvatussuunnitelman perusteet 2016
Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
Julkisuuslaki (24§ 1 mom. 25-k.)
8 Rekisterin tietosisältö
Abilitan tietosisältö:
- asiakkaan ja muiden perheenjäsenten yksilöinti- ja yhteystiedot
- varhaiskasvatuksen, esiopetuksen- ja avoimen varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan tiedot
- varhaiskasvatushakemuksen ja -päätöksen tiedot
- varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja avoimen varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan sijoitustiedot sekä aloitus- ja päättymispäivät
- varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määräytymiseen tarvittavat tulotiedot
- varhaiskasvatuksen asiakasmaksupäätös
- varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen tehostettu ja erityinen tuki
- pidennetty oppivelvollisuus
Päikyn tietosisältö:
- asiakkaan ja muiden perheenjäsenten yksilöinti- ja yhteystiedot
- varhaiskasvatuksen työntekijöiden yksilöinti- ja yhteystiedot
- varhaiskasvatuksen, esiopetuksen- ja avoimen varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan tiedot
- myönnetyn varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja avoimen varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan tiedot
- varhaiskasvatuksen, esiopetuksen ja avoimen varhaiskasvatuksen kerhotoiminnan sijoitustiedot sekä aloitus- ja päättymispäivät
- lapsen päivittäiset hoitovaraukset, läsnä- ja poissalokirjaukset
- lapsen allergiat ja muut huomioitavat erityistarpeet
- tilastointitietoja
Varhaiskasvatussuunnitelman tietosisältö:
- Lapsen nimi, syntymäaika, varhaiskasvatusyksikön tiedot sekä huoltajien yhteystiedot
- Tavoitteet pedagogiselle toiminnalle ja toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi sekä lapsen kasvun ja kehityksen tuki
- Muut lapsen asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot
Tiedot ovat salassa pidettäviä.
Perusteet laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)
9 Säännönmukaiset tietolähteet
- lapsen ja huoltajien tiedot saadaan huoltajilta ja väestörekisteristä sekä perustietolomakkeilta
- varhaiskasvatuksen henkilöstön tiedot saadaan työvuorosuunnitteluohjelmasta
- Lapsen varhaiskasvatuksesta tulleet tiedot
- Lapsen varhaiskasvatus tai edellinen varhaiskasvatuspaikka luovuttaa lapsen kehityksen, kasvun ja oppimisen kannalta välttämättömät tiedot uuteen varhaiskasvatus- tai esiopetuspaikkaan
Perusteet:
Varhaiskasvatuslaki (36/1973) laki väestötietojärjestelmästä ja väestörekisterin varmennepalveluista (661/2009) laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kansaneläkelaitos; varhaiskasvatuksen aloittaneiden ja lopettaneiden lasten tiedot.
Muut mahdolliset tietojen luovutukset: Asiakkaan suostumukseen tai varhaiskasvatuslakiin perustuen.
Julkisten tietojen luovutus viranomaisten henkilörekisteristä määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 § 3 momentin perusteella. Varhaiskasvatuksen rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.
Salassa pidettäviä ja julkisia tietoja voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai lapsen tulevaan esiopetuspaikkaan tai kouluun. Ennen salassa pidettäviä tietojen luovutusta kouluun tai esiopetuspaikkaan pyydetään huoltajien suostumus. Ilman suostumusta luovutetaan vain tiedot, jotka ovat opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömiä.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa noudattaen arkistolakia ja Nurmijärven kunnan arkistosääntöä.
B Sähköiset tiedot
Tiedot ovat salassa pidettäviä.
Tiedot tallennetaan tietokantaan, jonne pääsy sallitaan vain Abilita Päivähoito-ohjelman sekä Päikky-ohjelman käyttäjille. Käyttäjän oikeudet rajataan niin, että yksittäinen käyttäjä voi käsitellä vain niitä tietoja, jotka ovat työtehtävien kannalta tarpeen.
Pääkäyttäjillä on oikeus lukea kaikkien asiakkaiden tiedot. Abilitassa kaikki tietojen lukemiset, lisäykset ja muutokset kirjataan lokiin, josta käy selville kuka ja koska luki/muutti asiakkaan tietoja.
Tiedot on suojattu varhaiskasvatuksen työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa mahdollinen suostumus koskien henkilörekisterissä olevia tietojaan ja niiden käsittelemistä, mikäli ne eivät ole lakiin perustuvia.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).