Sivistys ja hyvinvointi

Varhaiskasvatuspalvelujen asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 22, 23 ja 24 §
Varhaiskasvatuslaki(540/2018)
Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009)
Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
Perusopetuslaki (628/1998)

Laadittu 1.1.2019 Muokkaamispäivä: 15.6.2023

1 Rekisterin nimi

Abilita Päivähoito (varhaiskasvatuksen hallinnon tietojärjestelmä) sekä

Päikky Päiväkoti (mobiilikirjaus- ja viestintäjärjestelmä).

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Sivistysjohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Sivistysjohtaja Tiina Hirvonen 
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):

Petri Ojanen, 040 317 2208, petri.ojanen@nurmijarvi.fi  

Marianna Kokko, 040 317 2201, marianna.kokko@nurmijarvi.fi 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja määräyksiä. 

Varhaiskasvatuslain 23 §:n mukainen lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja varhaiskasvatuksessa syntyvät, lasta koskevat lausunnot ja arvioinnit säilytetään pysyvästi Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti (KA/13089/07.01.01.03.01/2018).

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Järjestelmä koostuu kahdesta eri tietokannasta, Abilita Päivähoito sekä Päikky. Järjestelmää käyttävät varhaiskasvatuksen hallinnon työntekijät ja päiväkodin johtajat ja heidän varahenkilönsä.

Järjestelmien tarkoituksena on:
  • Lasten varhaiskasvatuksen, esiopetuksen sekä avoimen varhaiskasvatuksen järjestäminen, toteuttaminen ja palveluista laskuttaminen.
  • Yksityisen varhaiskasvatuspalvelun palvelusetelin, yksityisen hoidon tuen kuntalisän ja kotihoidontuen tietojen hallinnointi.
  • Henkilökunnan työaikatietojen kerääminen.
  • Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista ei ole mahdollista tunnistaa yksittäistä henkilöä.

Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on laki (Varhaiskasvatuslaki(540/2018), Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)) ja julkisen tehtävän hoitaminen.

Abilita Päivähoito on varhaiskasvatuksen hallinnon järjestelmä. Sitä käyttävät varhaiskasvatuksen hallinnon työntekijät ja päiväkodin johtajat ja heidän varahenkilönsä. Järjestelmällä hoidetaan seuraavia tehtäviä:

  • Hakemusten ja hoitojonon käsittely. Järjestelmässä käsitellään asiakkaiden sähköisesti tai muuten toimittamat hakemukset, tallennetaan hakemusten tiedot järjestelmään ja ylläpidetään hoitojonossa tietoa lapsen hoitopaikan tarpeesta.
  • Asiakasrekisterin ylläpito. Asiakasrekisteriin kerättävät tiedot tarvitaan lapsen hoidon tarkoituksenmukaista järjestämistä, tilastointia ja laskutusta varten.
  • Järjestelmään tallennetaan hakemuksesta tai asiakkaalta muulla tavoin saadut tiedot hoidossa olevista ja hoitoa hakevista lapsista sekä heidän huoltajistaan ja muista asiakasmaksun määräytymiseen vaikuttavista samassa taloudessa asuvista henkilöistä. Lisäksi voidaan tallentaa tieto lapsen etähuoltajasta. Tiedot voidaan tarkistaa ja täydentää Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä.
  • Asiakasrekisteriin tallennetaan nimi, henkilötunnus, osoite ja yhteystiedot. Lisäksi tallennetaan hakemuksessa kysytyt tai muuten huoltajilta kerätyt tiedot.
  • Sijoitukset ja päätökset. Järjestelmään tallennetaan hoidon järjestämistä sekä laskutusta ja tilastointia varten tieto lapsen hoitopaikasta, hoidon tarpeesta, huoltajien tuloista ja lapsen tuen tarpeesta. Järjestelmään tallennetaan tehdyt päätökset.
  • Läsnäolon seuranta. Lapsesta tallennetaan laskutusta, tilastointia ja perhepäivähoitajien korvausten määritystä varten järjestelmään päivämäärät ja kellonajat, koska lapsi on ollut hoidossa ja missä. Lisäksi tallennetaan tieto lapsen sairas- ja poissaolopäivistä.
  • Laskutus. Järjestelmä laskee ja tallentaa asiakasmaksut tallennettujen tietojen perusteella. Laskutusta varten tarvittavat tiedot siirretään kunnan laskutusjärjestelmään.
  • Tilastointi. Järjestelmä tuottaa lakisääteisten tilastotietojen lisäksi palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen käytettäviä tilastoja. Tilastotiedot, jotka luovutetaan järjestelmästä, eivät sisällä henkilötietoja.
  • Perhepäivähoitajien kustannuskorvausten ja palkanlisien laskenta. Järjestelmä laskee perhepäivähoitajien ateria- ja muut korvaukset sekä ilta-, yö-, pyhä- ja ylitöiden määrät lasten läsnäolotietojen ja työaikasuunnitelman perusteella.
  • Perhepäivähoitajien työajan suunnittelu. Työaikasuunnitelma siirretään Päikky-järjestelmään.

Päikky Päiväkoti on varhaiskasvatuksen mobiilijärjestelmä, jota käyttävät varhaiskasvatuksen toimipaikkojen henkilökunta päivittäisenä työvälineenään. Sitä voidaan käyttää selaimella tai älypuhelimeen asennetulla sovelluksella. Huoltajille on oma selain- ja mobiilisovelluksensa. Päikky Päiväkodin henkilö- ja yhteystiedot lapsista ja heidän huoltajistaan sekä lasten sijoitukset palvelutarpeineen tulevat Abilita Päivähoidosta.
Järjestelmällä hoidetaan seuraavia tehtäviä:

  • Lasten varhaiskasvatusaikojen varaaminen. Huoltajat tekevät varaukset Päikky Huoltaja – sovelluksen kautta. Tiedot tallentuvat Päikky Päiväkoti-järjestelmään. Tiedot lasten suunnitelluista läsnäoloista tarvitaan päiväkodin henkilöresurssointia ja ruokatilauksia varten, erityisesti erikoisruokavalion mukaisia aterioita. Suunniteltujen läsnäolojen avulla saadaan kohdennettua palvelun tuottamiseen käytettävissä olevat resurssit tarkoituksenmukaisesti.
  • Hoitoaikavaraukset tarvitaan laskutusta varten. Kunnan Sivistyslautakunnan päätöksen mukaan varhaiskasvatuksesta laskutetaan varatun ajan mukaan.
  • Lasten läsnä- ja poissaolotietojen kirjaaminen. Lasten läsnäolon kirjaaminen tehdään lapsen päiväkodissa henkilökunnan älypuhelimella tai infonäytön kautta. Päiväkodissa voi olla käytössä kirjaamista varten NFC-tunnisteet, jotka on toimitettu huoltajille. Näihin tunnisteisiin ei tallenneta lasten tietoja. Päikky Päiväkodista läsnäolotiedot välittyvät Abilita Päivähoitoon laskutuksen perusteeksi. Läsnäolotietoja käytetään myös tilastointiin. Huoltajat voivat seurata lastensa toteutuneita läsnäoloaikoja sovelluksensa kautta.
  • Päiväkodin ja huoltajien välinen viestintä. Päikky Päiväkoti-järjestelmästä lähetetään viestejä huoltajalle Päikky Huoltaja- sovellukseen, johon huoltajat aktivoivat käyttäjätunnuksensa itse. Viestit ovat lapsikohtaisia, ts. viestejä ei lähetetä kohdistettuna erikseen yhdelle huoltajalle. Huoltaja voi vastata viesteihin ja myös itse lähettää lastansa koskevan viestin päiväkotiin Huoltaja-sovelluksen kautta. Viestit tallentuvat Päikky Päiväkoti-järjestelmään. Tiedot huoltajien yhteystiedoista siirtyvät sovellukseen Abilita Päivähoidon asiakasrekisteristä.
  • Turvallisuus. Sovellukseen tallennetaan valokuva lapsesta, jotta myös sijaiset ja toisten ryhmien työntekijät voivat varmistua lapsen henkilöllisyydestä esim. lasta luovutettaessa hakijalle. Ajantasainen kuva on tärkeä myös, jos lapsi katoaa.
  • Järjestelmässä on läsnäolokirjausten perusteella tieto siitä, ketkä ovat kulloinkin paikalla hoitopaikassa, mikä on välttämätöntä tietää esim. jos päiväkoti jouduttaisiin evakuoimaan.
  • Järjestelmään tallennetaan varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot.
  • Palvelun järjestäminen. Järjestelmään tallennetaan tiedot lapsen allergioista, erikoisruokavaliosta, valokuvausluvasta ja muista lapsen hoitoon ja hyvinvointiin vaikuttavista seikoista, jotka on otettava huomioon päivittäisessä toiminnassa.
  • Liittymä ruokahuoltojärjestelmään. Tiedot erityisruokavalioista siirretään ruokahuoltojärjestelmään.
  • Henkilökunnan työajan ja poissaolojen kirjaaminen. Tiedot tarvitaan palkanmaksua ja perhepäivähoitajien kustannuskorvausten määrittämistä varten. Toteutuneet työajat siirretään työaikajärjestelmään, jos kunnalla on sellainen käytössä.

8 Rekisterin tietosisältö  

Abilitan Päivähoito tietosisältö:
  • Lapsen ja huoltajien perustiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kotikunta, kieli, perheenjäsenet, muut palvelun järjestämisen kannalta tarpeelliset tiedot.
  • Tiedot päivähoidon hakemuksesta, lapsen sijoituksesta, läsnä- ja poissaoloista. Laskutukseen liittyvät tiedot ja huoltajien tulotiedot. Päätökset.
  • Tiedot ohjelman käyttäjistä: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot. Henkilökunnan työaikasuunnitelmat ja toteutumat sekä perhepäivähoitajien kustannuskorvaukset ja palkanlisät.
Päikyn Päiväkoti tietosisältö:
  • Lapsen ja huoltajien perustiedot: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, kieli.
  • Lapsen valokuva.
  • Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma.
  • Tiedot lapsen allergioista, erityisruokavaliosta, tuen tarpeesta ja muista seikoista, jotka vaikuttavat päivittäiseen toimintaan ja huolenpitoon.
  • Varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot.
  • Tiedot lapsen sijoituksesta, hoitoaikavarauksista ja läsnä- ja poissaoloista.
  • Tiedot ohjelman käyttäjistä: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot.
  • Henkilökunnan työaikasuunnitelmat ja toteutuneet työajat.

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Lapsen tiedot: Lapsen huoltajilta, hakemuksesta ja väestörekisteristä.

Huoltajien tiedot: Huoltajilta itseltään, hakemuksesta ja väestörekisteristä ja tulorekisteristä.

Asian käsittelyssä syntyvät tiedot.

Henkilökunnan työaikasuunnitelma työaikajärjestelmästä.

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Kansalliseen varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan siirretään laissa L1021/2019 määrätyt tiedot.

Kansalliseen opetuksen tietovaranto Koskeen siirretään laissa L568/2019 määrätyt tiedot.

Laskutukseen tarvittavat tiedot siirretään kunnan käyttämään laskutusjärjestelmään.

Perhepäivähoitajien palkanmaksua koskevat tiedot siirretään kunnan palkkajärjestelmään.

Päiväkotihenkilökunnan työaikatapahtumat siirretään kunnan työaikajärjestelmään.

Varhaiskasvatuksesta voidaan perusopetuslain 41 §:n nojalla luovuttaa esiopetukseen sellaisia lasta koskevia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä lapsen asianmukaisen esiopetuksen järjestämiseksi.

Muut mahdolliset tietojen luovutukset: Asiakkaan suostumukseen tai varhaiskasvatuslakiin perustuen.

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä tietojärjestelmien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tiedot ovat osittain salassapidettäviä.

Abilita Päivähoito -järjestelmä

Abilita Päivähoito-järjestelmässä toiminnot rajataan käyttäjittäin niin, että kukin käyttäjä pääsee näkemään vain oman työtehtävänsä kannalta tarpeelliset tiedot. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.


Tietokanta sijaitsee ohjelmistotoimittajan/kunnan/muun palveluntuottajan hallinnoimalla palvelimella. Järjestelmä on suojattu ulkopuolelta tulevilta yhteydenotoilta palomuureilla. Tiedonsiirto on suojattua ja salattua.

Päikky Päiväkoti-järjestelmä

Päikky Päiväkoti-järjestelmän käyttäjillä on rajattu oikeudet hoitopaikoittain. Käyttäjä pääsee kirjautumaan vain sellaisen hoitopaikan puhelimen Päikky-sovellukseen, johon hänellä on oikeus. Puhelin näyttää vain sen hoitopaikan lasten ja huoltajien tiedot, johon käyttäjä on kirjautunut.

Selaimessa Päikky näyttää kirjautuneelle käyttäjälle vain niiden hoitopaikkojen tiedot, joihin hänellä on oikeus.

Huoltajat näkevät Päikyssä ainoastaan omien lastensa tiedot. Huoltajilta edellytetään vahva tunnistautuminen.

Pääkäyttäjillä on molemmissa järjestelmissä oikeus lukea kaikkien asiakkaiden tiedot.

Kaikki tietojen lukemiset, lisäykset ja muutokset kirjataan lokiin, josta käy selville kuka ja koska luki/muutti asiakkaan tietoja.

Tietojärjestelmän toimittajalla (Abilita Oy ja MukavaIT Oy) on pääsy järjestelmään teknisiä ylläpitotoimia varten. Toimittajan työntekijät ovat allekirjoittaneet vaitiolosopimuksen. Yhteys on salattu ja vain niiden käytettävissä, joiden työtehtäviin varhaiskasvatusjärjestelmien ylläpito kuuluu.

Kaikki tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopiot säilytetään lukituissa tiloissa. Kaikki palvelinlaitteet sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Kaikki verkkoliikenne on salattua.

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa mahdollinen suostumus koskien henkilörekisterissä olevia tietojaan ja niiden käsittelemistä, mikäli ne eivät ole lakiin perustuvia. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).