TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 29.11.2019
1 Rekisterin nimi
Kirjasto- ja kulttuuripalvelujen kumppani- ja asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, hyvinvointilautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Tulosaluepäällikkö
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Kirjastonjohtaja, museonjohtaja, kulttuuripäällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): kunta@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tapahtumien ja muun toiminnan järjestämisen ja organisoimisen vaatiman ajan.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käytetään asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden suostumuksella kirjasto- ja kulttuuripalvelujen tapahtumien, näyttelyiden ja kurssien järjestämiseen. Tietoja käytetään yhteydenpitoon kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa sekä näyttelyjen ja tapahtumien markkinointiin, kutsujen lähettämiseen ja tapahtumista tiedottamiseen.
Henkilötietoja voidaan käyttää myös kirjasto- ja kulttuuripalvelujen järjestämien tapahtumien ja näyttelyiden varausten hallintaan sekä laskutuksen tekemiseen.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tapahtuman, näyttelyn tia kurssin järjestämisen ja siihen liittyvän markkinoinnin, tiedottamisen, laskutuksen tms. mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan, kun rekisterinpitäjän määrittelemä edellä kuvatun tarpeen aiheuttama säilytysaika on kulunut.
8 Rekisterin tietosisältö
- nimi
- osoite
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- henkilöiden lukumäärä
- tarvittaessa mahdolliset ruoka-aineallergiat ja oman tietokoneen tuominen kurssille
- henkilötunnus tarpeen vaatiessa laskutusta varten
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan asiakkailta ja kumppaneilta sekä yhdistysten verkkosivuilta. Aleksis Kiven Seura luovuttaa jäsenrekisterinsä käyttöön Aleksis Kiven päivän kutsujen lähettämistä varten.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta muiden kuin kirjasto- ja kulttuuripalvelujen työntekijöiden käyttöön.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Tapahtumien ja näyttelyiden sopimusten kopioita säilytetään lukollisessa kaapissa. Jos tapahtuman järjestäminen vaatii paperisen ilmoittautumislistan tuomista tapahtumapaikalle, listasta huolehtii tapahtumassa nimetty vastuuhenkilö, joka vastaa siitä, ettei lista joudu ulkopuolisten nähtäville, ja että lista hävitetään asianmukaisesti tapahtuman jälkeen.
B Sähköiset tiedot
Tiedot säilytetään verkkolevyllä tai pilvipalvelussa kansiossa, jonka tietoihin on pääsy ainoastaan niillä kirjasto- ja kulttuuripalvelujen työntekijöillä, joille on annettu oikeus kansion käyttämiseen. Kansion avaaminen vaatii kirjautumista järjestelmään ja myönnettyä oikeutta avata kansio. Tapahtumien ja näyttelyiden sopimukset viedään Dynasty-sopimushallintaan (katso Asianhallinnan tietosuojaseloste).
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).