TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 17.2.2025
1 Rekisterin nimi
Nuorten työpajojen asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Nuorisopäällikkö
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kohdennetun nuorisotyön koordinaattori
kaisa.selkamaa@nurmijarvi.fi
0403172348
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Nuorten työpajatoiminnan tehtävänä on valmennuksen avulla parantaa nuoren valmiuksia päästä koulutukseen, suorittaa koulutus loppuun ja päästä avoimille työmarkkinoille tai muuhun tarvitsemaansa palveluun. Työpajatoiminnan tarkoituksena on parantaa nuoren elämänhallintataitoja sekä edistää hänen kasvuaan, itsenäistymistään ja osallisuutta yhteiskuntaan. Nuori valmentautuu tekemällä työtä tai työtoimintaa omien edellytystensä mukaan. Työpajalla tehdään nuorelle henkilökohtainen valmennussuunnitelma yhdessä nuoren kanssa (Nuorisolaki 1285/2016).
Oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän, hallinnoivien tahojen ja yhteistyökumppanien tilastotietojen keräämisessä. Toiminta ja siitä syntyvä rekisteri perustuvat rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta) ja lain mukaiseen nuoren kanssa tehtävään sopimukseen (Nuorisolaki 1285/2016).
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen osalta käsittely perustuu tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohtaan: käsittely on sallittua, kun käsittelystä säädetään laissa tai kun käsittely johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. Tällöin tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohdassa säädettyä käsittelykieltoa ei sovelleta.
7 Rekisterin tietosisältö
Nuorten työpajatoiminnassa voidaan käsitellä henkilötietoja valmennukseen tulevan ja valmennuksessa olevan nuoren yksilöimiseksi ja työpajatoiminnan tehtävien hoitamiseksi.
Rekisterissä (AVIn ylläpitämä PARty-asiakashallintajärjestelmä) voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- perustiedot: nimi, sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli, koulutustausta
- asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakassuhteen aloitus- ja lopetustiedot.
- seurantatiedot vuoden ja kahden vuoden kuluttua asiakkaan suostumuksella
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Nuorisolain (21.12.2016/1285) 14 § mukaisesti asiakkaiden tiedot hävitetään heti, kun ne eivät ole välttämättömiä työpajan tehtävän hoitamiseksi, kuitenkin viimeistään neljän vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä rekisteriin.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan nuorelta itseltään, havainnoimalla nuoren valmennuksessa edistymistä ja nuoren työpajalle ohjanneelta viranomaiselta tai julkista tehtävää hoitavalta.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Nuorten työpajatoiminnan tehtävien hoitamisessa saatuja nuorta koskevia tietoja saadaan luovuttaa edelleen toiselle viranomaiselle tai julkista tehtävää hoitavalle vain nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa suostumuksella. Alaikäinen nuori voi kuitenkin kehitystään vastaavasti päättää itseään koskevien tietojen luovuttamisesta.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Sopimukset säilytetään paperisina työpajalla lukitussa kaapissa aktiivisen asiakkuuden ajan. Sen jälkeen ne hävitetään tietoturvasäiliöön.
Sähköiset tiedot
Tiedot kerätään sähköiseen tietokantaan (AVIn ylläpitämä PARty-asiakashallintajärjestelmä), joka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Nuorten työpajatoiminnan järjestäjä ja sen palveluksessa oleva eivät saa ilman nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myöskään hänen huoltajansa suostumusta ilmaista sivullisille, mitä he lain mukaisia tehtäviä hoitaessaan saavat tietää nuoren henkilökohtaisista oloista, terveydentilasta, nuoren saamista etuuksista tai tukitoimista ja hänen taloudellisesta asemastaan.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).