TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 27.3.2024
1 Rekisterin nimi
Etsivän nuorisotyön rekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Nuorisopäällikkö
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Kohdennetun nuorisotyön koordinaattori
Osoite: Keskustie 2 A, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): kaisa.selkamaa@nurmijarvi.fi 0403172348
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Asiakkaiden tietoja säilytetään maksimissaan neljä vuotta. Asiakkaan pyytäessä tiedot poistetaan heti.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän, hallinnoivien tahojen ja yhteistyökumppanien tilastotietojen keräämisessä. Toiminta ja siihen liittyvä rekisteri perustuvat lakiin, mutta asiakkuus ja tietojen luovutus on pääsääntöisesti vapaaehtoista ja pohjautuu nuoren omaan suostumukseen (Nuorisolaki 1825/2016).
8 Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä (ParEnt) voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:
- perustiedot: nimi, sukupuoli, syntymäaika, äidinkieli, koulutustausta
- asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten asiakassuhteen aloitus- ja lopetustiedot sekä jatkosijoittumistieto otsikkotasolla
- seurantatiedot vuoden ja kahden vuoden kuluttua asiakkaan suostumuksella
- mahdollisesti muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Etsivä nuorisotyö aloitetaan ensisijaisesti perustuen nuoren itsensä antamiin tietoihin ja hänen omaan arvioonsa tuen tarpeesta. Etsivä nuorisotyö voidaan aloittaa myös muiden viranomaisten luovuttamien tietojen perusteella. (Nuorisolaki 10-11 §).
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Etsivän nuorisotyön tehtävien hoitamisessa saatuja nuorta koskevia tietoja saadaan luovuttaa edelleen toiselle viranomaiselle vain nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa suostumuksella. Alaikäinen nuori voi kuitenkin kehitystään vastaavasti päättää itseään koskevien tietojen luovuttamisesta. (Nuorisolaki 12§)
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Sopimukset säilytetään paperisina etsivän nuorisotyön toimistolla lukitussa kaapissa aktiivisen asiakkuuden ajan. Sen jälkeen ne hävitetään tietosuojalaatikkoon.
B Sähköiset tiedot
Tiedot kerätään sähköiseen tietokantaan (AVIn ylläpitämä PARent-asiakashallintajärjestelmä), joka on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa.
Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus.
Etsivän nuorisotyön tehtäviä hoitava ei saa ilman nuoren ja, jos nuori on alaikäinen, myös hänen huoltajansa suostumusta ilmaista sivullisille, mitä hän tämän lain mukaisia tehtäviä hoitaessaan saa tietää nuoren henkilökohtaisista oloista, terveydentilasta, nuoren saamista etuuksista, tukitoimista tai taloudellisesta asemasta. (Nuorisolaki 12 §)
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on henkilön itsensä lisäksi hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).