Sivistys ja hyvinvointi

Ruokapalveluiden erityisruokavalion henkilörekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 29.4.2021

1 Rekisterin nimi

Nurmijärven kunnan ruokapalveluiden erityisruokavalion henkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Aleksia-liikelaitoksen johtokunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Palvelupäällikkö

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Tuotannonohjaaja, erityisruokavaliot
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): erityisruokavaliot@nurmijarvi.fi 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Voimassaoloajan.

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin kerätään tiedot erityisruokavalioista ja henkilötiedoista. Ruoan valmistamiseksi ja tarjoilemiseksi kouluissa ja päiväkodeissa ja hyvinvointitoimialan asiakkaille, suostumuksen perusteella. 

8 Rekisterin tietosisältö

Seuraavat tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, esioppilaista ja perusopetuksen ja lukioiden oppilaista sekä erityisruokavaliota tarvitsevasta henkilökunnasta

  • erityisruokavalio 
  • nimi  
  • lapsen huoltajan nimi ja yhteystiedot  
  • koulu / päiväkoti  
  • luokka-aste / päiväkotiryhmä.  

Tiedot kirjataan jokaisen omalla nimellä ja luokka-asteella / päiväkotiryhmällä, jotta erityisruokavalio on kohdennettavissa varmasti oikeaan henkilöön.   

9 Säännönmukaiset tietolähteet

  • erityisruokavaliota tarvitseva itse  
  • erityisruokavaliota tarvitsevan huoltajat  
  • päiväkodin tai koulun henkilöstö 
  • koulut ja päiväkodit antavat tiedon Aleksialle, joka tuottaa palvelun

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Aleksian henkilökunta voi tarvittaessa luovuttaa lapsen erityisruokavaliotietoja omalle opettajalle tai hoitajalle.

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Paperilla säilytettävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään tietoturvallisesti voimassaoloajan päättyessä. 

B Sähköiset tiedot

Tiedot viedään tuotannonohjausjärjestelmään, jossa tunnisteena käytetään etunimeä ja sukunimen ensimmäistä kirjainta. Järjestelmään on pääsy vain Aleksian padan kokeilla ja tuotannonohjaajilla.

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).