TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 8.4.2026
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan ruokapalveluiden erityisruokavalion henkilörekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, sivistyslautakunta
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tuotannonohjaaja, erityisruokavaliot
erityisruokavaliot@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
4 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin kerätään tiedot erityisruokavalioista ruoan valmistamiseksi ja tarjoilemiseksi kunnan kouluissa ja päiväkodeissa.
Oikeusperusteet
- Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta)
- Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen osalta käsittely perustuu tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohtaan: käsittely on sallittua, kun käsittelystä säädetään laissa tai kun käsittely johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. Tällöin tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohdassa säädettyä käsittelykieltoa ei sovelleta.
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lakeihin:
- varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- perusopetuslaki (628/1998)
- lukiolaki (714/2018)
6 Rekisterin tietosisältö
Seuraavat tiedot varhaiskasvatuksessa olevista lapsista, esioppilaista ja perusopetuksen ja lukioiden oppilaista sekä erityisruokavaliota tarvitsevasta henkilökunnasta
- erityisruokavalio
- ruoka-allergiaa koskeva lääkärintodistus
- nimi
- lapsen huoltajan nimi ja yhteystiedot
- koulu / päiväkoti
- luokka-aste / päiväkotiryhmä.
Tiedot kirjataan jokaisen omalla nimellä ja luokka-asteella / päiväkotiryhmällä, jotta erityisruokavalio on kohdennettavissa varmasti oikeaan henkilöön.
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään tuotannonohjausjärjestelmässä opetuksen / varhaiskasvatuksen lukuvuoden ajan.
Tiedot poistetaan kyselylomakejärjestelmästä viipymättä, kun ne on siirretty tuotannonohjausjärjestelmään.
8 Säännönmukaiset tietolähteet
- erityisruokavaliota tarvitseva itse
- erityisruokavaliota tarvitsevan huoltajat
- päiväkodin tai koulun henkilöstö
- koulut ja päiväkodit antavat tiedon Aleksialle, joka tuottaa palvelun
9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Aleksian henkilökunta voi tarvittaessa luovuttaa lapsen erityisruokavaliotietoja omalle opettajalle tai hoitajalle.
10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Paperilla säilytettävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään tietoturvallisesti voimassaoloajan päättyessä.
Sähköiset tiedot
Tiedot viedään tuotannonohjausjärjestelmään, joka on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietoja saavat käsitellä vain nimetyt henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Tietoja käsittelevät työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.
12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
13 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
14 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
15 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).