TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 3.11.2025
1 Rekisterin nimi
Erityisohjaajien (psykososiaalinen tuki) asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kasvun ja oppimisen tuen päällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot: soile.eriksson@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on lukion erityisohjaajan sekä EMO-luokissa työskentelevien erityisohjaajien asiakasasiakirjojen ylläpitäminen oppilaan kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin tukemista varten. Asiakasasiakirjalla käsitetään lain tarkoittamaa potilasasiakirjaa. Psykososiaalisen tuen erityisohjaajat ovat koulutukseltaan sairaanhoitajia ja siten terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain (599/1994) 2 ja 5 §:n mukaan terveydenhuollon ammattihenkilöitä.
Oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 17 §:n mukaan sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön ja palvelun antamiseen osallistuvan avustavan henkilön tulee kirjata asiakasasiakirjoihin asiakkaan palvelun ja potilaan hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan turvaamiseksi tarpeelliset ja riittävät tiedot.
Keskeinen lainsäädäntö:
- Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
- Potilaslaki (785/1992)
- Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- Perusopetuslaki (628/1998, lisäys 31a, 477/2003)
- Lukiolaki (714/2018)
- Lastensuojelulaki (417/2007)
- Suomen perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999)
- Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24§ (621/1999)
- Hallintolaki (434/2003)
- Tietosuojalaki (1050/2018)
- Mielenterveyslaki (1116/1990)
- Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
Terveydenhuollon lainsäädäntö henkilötietojen käsittelyssä:
- Terveydenhuoltolaki (1326/2010)
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki) 13§ (785/1992)
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
- Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994)
Muu lainsäädäntö:
- Arkistolaki (831/1994)
- Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (94/2022)
7 Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, osoitteen turvakielto, perhetiedot .
Koulunkäynti/esiopetus: opetuspaikka, vuosiluokka, oppilastyyppi, opetusmuoto, opetussuunnitelma .
Asiakastapahtumat: erityisohjaajan asiakasta koskevat kirjaukset ja merkinnät, ensimmäinen yhteydenotto, päivämäärä, yhteydenottaja ja yhteydenoton syy, asiakassuunnitelma, työskentelyn tavoite, toimenpiteet (mm. lääkehoito), aikaisemmat selvittelyt, muistiot, lausunnot, yhteenvedot ja tiedot saaduista ja luovutetuista asiakirjoista ja tiedoista.
Toimintayksikkötiedot ja työntekijän nimi.
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja määräyksiä (Asetus potilasasiakirjoista 94/2022). Osa potilasasiakirjoista säilytetään pysyvästi.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilö- ja perhetiedot saadaan oppilastietojärjestelmästä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla.
Asiakaskertomuksen tiedot syntyvät vireillepanon ja asiakkuuden aikana asiakkaan työntekijän kirjaamina.
Tiedot saadaan:
1. Asiakkaalta, huoltajalta tai muulta yksityiseltä henkilöltä
2. Oppilaitoksen opetus- ja oppilas- tai opiskelijahuoltohenkilöstöltä opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot (Perusopetuslaki 40§, Lukiolaki 629/1998, 32§).
3. Toiselta toimintayksiköltä esim. neuvola- tai kouluterveydenhuollosta, perheneuvolasta, asiakkaan/huoltajan suostumuksella.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Oikeus luovuttaa tietoja perustuu pääsääntöisesti asiakkaan/huoltajan suostumukseen. Tämän suostumuksen perusteella tietoja luovutetaan tarvittaessa sekä julkisille että yksityisille sosiaali- ja terveydenhuollon toimijoille tutkimus- ja hoitotarkoitukseen (Potilaslaki 13 § 3 mom. 3 kohta).
Ilman asiakkaan/huoltajan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa vain, jos muussa laissa on tätä koskeva säännös (Potilaslaki 13 § 3 mom. 1 kohta, Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 20 § 1 mom.).
Ilman asiakkaan/huoltajan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa kunnan perusopetuksen sisällä tai toiselle perusopetuksen järjestäjälle edellyttäen, että tiedot ovat välttämättömiä opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta. (Perusopetuslaki 40 §).
Jos alaikäinen potilas ikäänsä ja kehitystasoonsa nähden kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen (Potilaslaki 9 § 2 mom.)
Tietojen luovutuksesta tehdään aina merkintä asiakastietoihin. Merkinnästä näkyy, mitä tietoja on luovutettu, kenelle tietoja on luovutettu, luovuttajan nimi ja luovutuspäivämäärä (Potilaslaki 13 § 6 mom.).
Erityisohjaaja voi lukea asiakkaan mahdolliset aiemmat erityisohjaajien kirjaukset ja merkinnät sen jälkeen, kun hän on itse osallinen asiakkaan asian hoitamiseen.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.
Sähköiset tiedot
Tiedot ovat salassa pidettäviä, käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Käyttöliittymä ja tietokanta suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietojen ylläpito rekisteröi automaattisesti tietokantaan, että kuka tietoa on käsitellyt (lokilista). Järjestelmätoimittaja vastaa tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva ja tietoturvapäivitykset.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).