TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 10.12.2018
1 Rekisterin nimi
Museon kokoelmarekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Hyvinkään kaupunginmuseo, Keravan museo ja Mäntsälän museotoimi
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Museonjohtaja
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään toistaiseksi.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjän toiminta perustuu seuraaviin lakeihin ja asetuksiin: Museolaki 1992/729 – lainmuutos 1996/1166, 1998/644, 2005/877 ja Valtioneuvoston asetus museoista 2005/1192.
Edellä mainittuihin museotoimintaa ohjaaviin lakeihin ja asetukseen perustuen rekisterinpitäjän tehtävä on kunnallisena museona tallentaa, säilyttää, tutkia ja pitää esillä Nurmijärven historiaan liittyvää aineistoa ja tietoa.
Kokoelmiin liittyvien henkilötietojen käsittelyperuste pohjaa tietosuoja-asetuksen kohtaan ”käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi”.
E-kuvaa käytetään museon kokoelmahallintaohjelmana. Kokoelmahallinnan yhteydessä muodostuu lahjoittajien henkilörekisteri ja valokuvissa esiintyvien/esineiden käyttäjiin liittyviä henkilötietoja.
E-kuvan julkisen Muistaja-kokoelmaselaimen kautta voi selata rajoitettua osaa kokoelmista. Julkisen kokoelmaselaimen kautta voi kommentoida tietokannassa olevia valokuvia ja esineitä ja tilata valokuvia. Niiden käyttö vaatii kirjautumista.
8 Rekisterin tietosisältö
Lahjoittajaan liittyvät tiedot:
Nimi
Osoite
Puhelin
Sähköpostiosoite
Lahjoittajaan liittyvät henkilötiedot tallennetaan tietokantaan myöhempää yhteydenpitoa ja lisätietojen pyytämistä varten.
Kokoelman sisältöön, esineisiin ja valokuviin, liittyvät henkilötiedot ovat eri henkilöiden kohdalla heterogeenisia. Järjestelmän tietoihin kirjataan esineen/kuvan kannalta oleelliset asiat. Tiedot liittyvät valokuvissa oleviin henkilöihin ja esineiden käyttäjiin ja valmistajiin. Ohjelmaan kirjataan seuraavia henkilöihin liittyviä asioita:
Nimi
Osoite
Syntymäaika
Kuolinaika
Syntymäpaikka
Asuinpaikka
Elämäkertatietoja
Kokoelmien kommentointiin ja tilauksiin liittyvässä kirjautumisessa kysytään seuraavia henkilötietoja:
Nimi
Osoite
Puhelin
Sähköpostiosoite
Kokoelmiin liittyviä valokuvia ja esineitä voi lainata. Lainasopimukseen kirjataan seuraavat henkilötiedot:
Nimi
Osoite
Puhelin
Sähköpostiosoite
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Lahjoittajan henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään. Kokoelman objekteihin liittyviä tietoja kerätään myös museoiden oman tutkimustoiminnan kautta asiakirjoista, arkistoista ja haastattelujen avulla.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Lahjoitusten yhteydessä tehdään myös manuaalinen lahjoitussopimus. Se tallennetaan mappiin ja sitä säilytetään lukollisessa kaapissa.
Myös kaikki muut kokoelmiin liittyvät henkilötietoja sisältävät tiedot säilytään mapeissa lukitussa kaapissa.
Lahjoitussopimus tallennetaan sähköisenä verkkolevyasemalle kansioon, johon on käyttöoikeudet vain museon henkilökunnalla.
Esine- ja valokuvalainoista tehdään sopimus. Sopimukset säilytetään mapissa lukitussa kaapissa.
Kokoelmiin kuuluu myös manuaalisessa muodossa olevia valokuvia ja arkistomateriaalia, jotka sisältävät henkilötietoja. Aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa ja niitä käsittelee vain museon henkilökunta ja tutkijat, jotka sitoutuvat noudattamaan tekijänoikeus- ja tietosuojalakia.
B Sähköiset tiedot
E-kuvaan tallennettuihin lahjoittajaan liittyviin tietoihin ja julkisen käyttöliittymän käyttäjätietoihin on käyttöoikeudet vain museon henkilökunnalla. Heidän käyttöliittymänsä on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Valokuviin ja esineisiin liittyvistä tiedoista suurin osa, ja kaikki arkaluontoinen tieto aina, on tallennettu suojattuihin tietoihin, joihin on pääsy vain museon henkilökunnalla. Käyttöliittymä on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).