TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 7.10.2025
1 Rekisterin nimi
Museon kokoelmarekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Museonjohtaja
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kunnallisen museon tehtävänä on tallentaa, säilyttää, tutkia ja pitää esillä Nurmijärven historiaan liittyvää aineistoa ja tietoa. Käsittelyn tarkoituksena on museokokoelmien kartuttaminen, dokumentointi, hallinta, säilyttäminen, tutkimus, konservointi, näyttely- ja julkaisutoiminta sekä kulttuuriperinnön saatavuuden ja saavutettavuuden edistäminen.
Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi esineiden ja muiden kokoelma-aineistojen lahjoittajiin, tekijöihin, omistajiin, valmistajiin, kuvaajiin, haastateltaviin tai muihin kokoelma-aineistoihin liittyviin henkilöihin liittyen. Tietoja käytetään kokoelma-aineistojen taustojen, provenienssin ja kontekstin selvittämiseen sekä museotoiminnan dokumentointiin ja hallinnointiin.
Oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtiin, joiden mukaan käsittely on sallittua, kun se on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Museotoiminta on osa kunnan julkista kulttuuripalvelutehtävää ja yleisen edun mukaista toimintaa.
- Museolaki 314/2019
- Valtioneuvoston asetus museoista 2005/1192.
7 Rekisterin tietosisältö
Lahjoittajaan liittyvät tiedot:
- Nimi
- Osoite
- Puhelin
- Sähköpostiosoite
Lahjoittajaan liittyvät henkilötiedot tallennetaan tietokantaan myöhempää yhteydenpitoa ja lisätietojen pyytämistä varten.
Kokoelman sisältöön, esineisiin ja valokuviin, liittyvät henkilötiedot ovat eri henkilöiden kohdalla heterogeenisia. Järjestelmän tietoihin kirjataan esineen/kuvan kannalta oleelliset asiat. Tiedot liittyvät valokuvissa oleviin henkilöihin ja esineiden käyttäjiin ja valmistajiin. Ohjelmaan kirjataan seuraavia henkilöihin liittyviä asioita:
- Nimi
- Osoite
- Syntymäaika
- Kuolinaika
- Syntymäpaikka
- Asuinpaikka
- Elämäkertatietoja
Kokoelmien kommentointiin ja tilauksiin liittyvässä kirjautumisessa kysytään seuraavia henkilötietoja: - Nimi
- Osoite
- Puhelin
- Sähköpostiosoite
Kokoelmiin liittyviä valokuvia ja esineitä voi lainata. Lainasopimukseen kirjataan seuraavat henkilötiedot: - Nimi
- Osoite
- Puhelin
- Sähköpostiosoite
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään toistaiseksi.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Lahjoittajan henkilötiedot saadaan henkilöltä itseltään. Kokoelman objekteihin liittyviä tietoja kerätään myös museoiden oman tutkimustoiminnan kautta asiakirjoista, arkistoista ja haastattelujen avulla.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Lahjoitusten yhteydessä tehdään myös manuaalinen lahjoitussopimus. Se tallennetaan mappiin ja sitä säilytetään lukollisessa kaapissa.
Myös kaikki muut kokoelmiin liittyvät henkilötietoja sisältävät tiedot säilytään mapeissa lukitussa kaapissa.
Lahjoitussopimus tallennetaan sähköisenä verkkolevyasemalle kansioon, johon on käyttöoikeudet vain museon henkilökunnalla.
Esine- ja valokuvalainoista tehdään sopimus. Sopimukset säilytetään mapissa lukitussa kaapissa.
Kokoelmiin kuuluu myös manuaalisessa muodossa olevia valokuvia ja arkistomateriaalia, jotka sisältävät henkilötietoja. Aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa ja niitä käsittelee vain museon henkilökunta ja tutkijat, jotka sitoutuvat noudattamaan tekijänoikeus- ja tietosuojalakia.
Sähköiset tiedot
E-kuvaan tallennettuihin lahjoittajaan liittyviin tietoihin ja julkisen käyttöliittymän käyttäjätietoihin on käyttöoikeudet vain museon henkilökunnalla. Heidän käyttöliittymänsä on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Valokuviin ja esineisiin liittyvistä tiedoista suurin osa, ja kaikki arkaluontoinen tieto aina, on tallennettu suojattuihin tietoihin, joihin on pääsy vain museon henkilökunnalla. Käyttöliittymä on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).