Asiakirjajulkisuus ja tietopyynnöt

Nurmijärven kunta ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten asiakirjajulkisuuskuvausta (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019). Se on kuvaus kunnan hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä, jonka tarkoitus on auttaa kansalaisia tietopyyntöjen tekemisessä. Kuvausta päivitetään säännöllisesti, jotta sen sisältämät tiedot pysyvät ajan tasalla.

Nurmijärven kunnan asiarekisteri ja tietojärjestelmät

Eri tehtävissä syntyviä tietoja tuotetaan sekä eri tietojärjestelmien avulla että paperisena. Tietojärjestelmät muodostavat lähes poikkeuksetta myös yhden tai useamman henkilörekisterin (lisätietoa Tietosuoja-sivulta). Tietovarannot kertyvät ensisijaisesti tehtävään hankitun tietojärjestelmän kautta hallitusti palvelimille sekä paperitulosteina toimistoihin, väliarkistoihin sekä päätearkistoon. Sähköisessä muodossa olevia tietoja kertyy vielä myös tietokoneiden kovalevyille, palvelimen henkilökohtaisiin hakemistoihin, sähköpostilaatikoihin sekä ulkoisille tallennusvälineille.

Tiedon tuottamisen ja säilyttämisen osalta kiinnitetään huomiota tiedon tallennusalustan vakauteen ja laatuun sekä tiedon säilyvyyteen muuntumattomana. Tiedon oikeellisuus ja luottamuksellisuus pyritään turvaamaan kaikissa ympäristöissä (mm. varmuuskopiointi ja käyttöoikeushallinta, paperiaineistojen säilytys ja hävittämistapa).

Kunta on tiedonhallintayksikkö, joka ylläpitää asiarekisteriä. Asiarekisteri on looginen kokonaisuus vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa. Asiarekisterin sisältöä ja palvelujen tiedonhallintaa kuvataan tietovarantokohtaisesti.

Kunnan tietovarannot ovat sen tehtävien hoidon myötä muodostuneita laajempia tietokokonaisuuksia, joista vastaava viranomainen on kyseisestä tehtävästä vastaava toimielin.

Tietovarantojen kuvaukset tarkentuvat vuoden 2021 aikana, kun kunnan tiedonhallintamalli täydentyy.

Hakutekijät ja saatavuus

Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, osoitetta, kiinteistötunnusta, päivämäärää, asiakirjan tai asian nimeä tai asianumeroa.

Tietoaineistot eivät pääosin ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla. Sähköisesti saatavilla olevista aineistoista kerrotaan yllä olevien tietovarantojen kuvausten yhteydessä. Muiden tietoaineistojen sisällöstä saa tietoja tekemällä tietopyynnön.

Ohjeet tietopyynnön tekemiseen

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Vastaus annetaan mahdollisimman pian, normaalitapauksissa kahden viikon kuluessa. Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti ja kertoa, mitä asiakirjaa tai tietoja pyyntö koskee, jotta tiedon löytäminen helpottuu (esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko). Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan tehdä vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Omien tietojen tarkastuspyyntö henkilörekisteristä

Kunta kerää tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömiä henkilötietoja. Kuntaan muodostuvat henkilörekisterit on kuvattu kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja), mistä löytyvät myös ohjeet omien henkilötietojen tarkastuspyynnön tekemiseen.

Asiarekisterin tai tietojärjestelmän sisältämien tietojen antamisesta päättävä viranhaltija

Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Päätös asiakirjan antamisesta tehdään Nurmijärven kunnan hallintosäännön mukaisesti:

Nurmijärven kunnan hallintosääntö 25 § Toimivalta päättää asiakirjan antamisesta

Valtuuston asiakirjoja koskevat tietopyynnöt ratkaisee hallintojohtaja. Toimielin voi päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta. Kun päätösvallan siirto ei perustu kuntalakiin, ei päätöksiin voi käyttää otto-oikeutta.

Yhteystiedot tiedonsaantia koskevan pyynnön esittämiseksi

Tietopyynnöt toimitetaan kunnan kirjaamoon joko sähköisesti kunta@nurmijarvi.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Nurmijärven Kunta, PL 37, 01901 Nurmijärvi. Kirjaamo rekisteröi tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt vastattavaksi oikealle taholle.