TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 14.5.2025
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan kotoutumis- ja työllisyyspalveluiden asiakasrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, hyvinvointilautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kotoutumis- ja työllisyysasioiden päällikkö
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
saara.marjasvaara@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Rekisterin tietosisältö
Kotoutuja-asiakkaisiin liittyvät tiedot
- Henkilön yksilöintitiedot: henkilötunnus, nimi, lähiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
- Kansalaisuus ja oleskelulupatiedot
- Asiakertomukset: asiakasta ja perhettä koskevat muistiinpanot, suunnitelmat ja tilannearviot
- Koulutusta, työhistoriaa ja ammatillista osaamista koskevat tiedot sekä muut kotoutumisen edistämisessä käytettävät tiedot.
- Osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arviointi, kotoutumis- ja muiden suunnitelmien palvelusisältö ja kesto sekä suunnitelmien toteuttamista koskevat tiedot, ajanvaraustiedot, päätöstiedot ja erilaisiin maksuihin liittyvät tiedot, sekä valtionkorvauksen alkamis- ja loppumispäivämäärät.
- Etuustietojen tarkastelu.
- Tiedot kotoutumista edistävistä palveluista ja jatko-ohjaus muihin palveluihin.
- Sellaiset terveydentilaa sekä työ- ja toimintakykyä koskevat tiedot ja arviot, joilla on vaikutusta henkilön kotoutumiseen ja jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi hänelle
- Alaikäisen huoltajaan/edunvalvoja liittyvät tiedot.
Työllisyysasioihin liittyvät tiedot
- Työttömyysetuuksien laskutusaineistot
- Työmarkkinatukiaineistot
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Tietoja käsitellään, jotta kunta voi järjestää maahanmuuttajien kotoutumisen edistämiseksi ohjausta ja neuvontaa, laatia osaamisen ja kotoutumisen palvelutarpeen arvioita ja kotoutumissuunnitelmia, jotka tarvittaessa voidaan tehdä monialaisina sekä seurata ja tarkistaa niitä. Asiakkaille annetaan tukea esimerkiksi asioimalla yhteistyössä muiden viranomaisten kanssa. Lisäksi tietoja voidaan käyttää palvelujen suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.
Työllisyysasioiden osalta käsittelyn tarkoitus on edistää työllisyyttä kunnassa. Tietoja tarvitaan työllisyyspalveluiden suunnitteluun ja järjestämiseen.
Käsittelyn oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lakeihin:
• Laki kotoutumisen edistämisestä (681/2023)
• Laki työvoimapalvelujen järjestämisestä (380/2023)
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään vain sen aikaa, kun se on käsittelyn kannalta tarpeellista, ellei laki ohjeista toisin. Säilytysaikoja sovelletaan sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaan, jonka mukaan kotoutumisen edistämisessä kaikki tärkeimmät asiakirjat säilytetään pysyvästi.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Kunnan käsittelemät henkilötiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai toisilta viranomaisilta. Toiselta viranomaiselta saadaan tietoja, joita tarvitaan kotoutumisen edistämisestä annetun lain tai työvoimapalvelujen järjestämisestä annetun lain mukaisten tehtävien hoitamista varten. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi Migri, ELY-keskus, Keski-Uudenmaan TE-palvelut, Kela ja DVV. Lisäksi kotoutumis- ja työllisyyspalvelut vaihtaa asian hoitamisen kannalta välttämättömiä tietoja koulutus- ja varhaiskasvatuspalvelujen sekä hyvinvointialueen kanssa.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin vain asiakkaan suostumuksella tai jos muulla viranomaisella on lain perusteella oikeus saada tietoja. Tietoja voidaan luovuttaa vain asiakkaan luvalla esimerkiksi järjestöille tai muille toimijoille. Tällöin vain ne tiedot, jotka ovat välttämättömiä yhteistyön toteutumiseksi, luovutetaan.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei pääsääntöisesti tapahdu.
Tarvittaessa tietoja voidaan vaihtaa Suomen ulkomailla toimivien suurlähetystöjen tai muiden edustustojen kanssa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 49 artiklan 1. d -kohdan perusteella (siirto on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevien syiden vuoksi).
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja kaapeissa.
B Sähköiset tiedot
Sähköisen asiakastietojärjestelmän tietoja pääsevät lukemaan ja käsittelemään vain sellaiset henkilöt, jotka osallistuvat työntekijöinä asiakkaan palvelujen toteuttamiseen. Tietojen käsittelystä asiakastietojärjestelmässä jää lokitietomerkintä. Tietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus, joka jatkuu senkin jälkeen, kun henkilö ei enää ole siinä asemassa, jossa hän on saanut tiedon luottamuksellisista seikoista.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).