Hallinto ja talous

Taloushallinnon rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 5.10.2020

1 Rekisterin nimi

Taloushallinnon rekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Talousjohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Talousasiantuntija
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): terhi.pulkkinen@nurmijarvi.fi

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään voimassa olevan lainsäädännön (mm. kirjanpitolaki) ja kunnan asiakirjahallintasuunnitelman mukaisesti. Tiedot tuhotaan säilytysajan päätyttyä tietosuoja turvaten. Kunta on ulkoistanut osan palvelusta Sarastia Oy:lle, jonka kanssa on sovittu erikseen sähköisestä arkistoinnista.

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu kunnan talouden ja hallinnon lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Taloushallinnon henkilötietorekisterit koostuvat asiakastietorekisteristä ja toimittajarekisteristä. Näitä rekistereitä käytetään osto- ja myyntireskontratoimintojen ylläpitämiseen. Tietojen käsittelyä säätelevät mm. kirjanpitolaki (1336/1997), kuntalaki (410/2015), arkistolaki (831/1994).

8 Rekisterin tietosisältö

Taloushallinnon järjestelmiin rekisteröidään toimittajat ja asiakkaat sekä toimittaja- ja asiakaskohtaisesti osto- ja myyntilaskut, sekä niihin liittyvät maksutapahtumat. Järjestelmän avulla kirjataan tilitapahtumat kirjanpitoon sekä raportoidaan tapahtumista tarvittaessa. Rekisteröidyt ovat Nurmijärven kunnan tavaroiden ja palvelujen toimittajia ja asiakkaita, jotka laskuttavat toimittamistaan tavaroista ja palveluista tai maksavat hankkimistaan tavaroista ja palveluista. Toimittajista ja asiakkaista rekisteröidään vain maksamisen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:

  • toimittajan nimi, toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan pankkitili(t), toimittajan y-tunnus, ennakkoperintärekisteröinnin voimassaoloaika
  • asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja tilitieto, mahdolliset luvat ja suostumukset.

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin sisältämät henkilötiedot saadaan:

• Rekisteröidyltä henkilöltä itseltään

• Kunnan muista tietojärjestelmistä, joiden kautta siirtyy tietoja laskutettavista tapahtumista

• Asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajalta

• Julkisista viranomaisrekistereistä

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan ulkoistetulle taloushallinnolle (Sarastia Oy), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä kunnan lukuun. Sarastia vastaa kunnan kirjanpidosta ja reskontratoiminnoista. Kunnan ja Sarastian välillä on laadittu sopimus henkilötietojen käsittelystä ja arkistointiliite. Lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille. Tietoja luovutetaan tarvittaessa perintätoimistolle.

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Arkistoissa ja työyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukittavissa kaapeissa.

B Sähköiset tiedot

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä allekirjoittaa tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen.

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen.

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).