TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 5.10.2020
1 Rekisterin nimi
Taloushallinnon rekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Talousjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Talousasiantuntija
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): terhi.pulkkinen@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään voimassa olevan lainsäädännön (mm. kirjanpitolaki) ja kunnan asiakirjahallintasuunnitelman mukaisesti. Tiedot tuhotaan säilytysajan päätyttyä tietosuoja turvaten. Kunta on ulkoistanut osan palvelusta Sarastia Oy:lle, jonka kanssa on sovittu erikseen sähköisestä arkistoinnista.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu kunnan talouden ja hallinnon lakisääteisten tehtävien hoitamiseen. Taloushallinnon henkilötietorekisterit koostuvat asiakastietorekisteristä ja toimittajarekisteristä. Näitä rekistereitä käytetään osto- ja myyntireskontratoimintojen ylläpitämiseen. Tietojen käsittelyä säätelevät mm. kirjanpitolaki (1336/1997), kuntalaki (410/2015), arkistolaki (831/1994).
8 Rekisterin tietosisältö
Taloushallinnon järjestelmiin rekisteröidään toimittajat ja asiakkaat sekä toimittaja- ja asiakaskohtaisesti osto- ja myyntilaskut, sekä niihin liittyvät maksutapahtumat. Järjestelmän avulla kirjataan tilitapahtumat kirjanpitoon sekä raportoidaan tapahtumista tarvittaessa. Rekisteröidyt ovat Nurmijärven kunnan tavaroiden ja palvelujen toimittajia ja asiakkaita, jotka laskuttavat toimittamistaan tavaroista ja palveluista tai maksavat hankkimistaan tavaroista ja palveluista. Toimittajista ja asiakkaista rekisteröidään vain maksamisen ja laskuttamisen kannalta tarpeelliset tiedot.
Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista:
- toimittajan nimi, toimittajanumero ja osoitetiedot, toimittajan pankkitili(t), toimittajan y-tunnus, ennakkoperintärekisteröinnin voimassaoloaika
- asiakkaan yhteystiedot: asiakasnumero, nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja tilitieto, mahdolliset luvat ja suostumukset.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin sisältämät henkilötiedot saadaan:
• Rekisteröidyltä henkilöltä itseltään
• Kunnan muista tietojärjestelmistä, joiden kautta siirtyy tietoja laskutettavista tapahtumista
• Asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajalta
• Julkisista viranomaisrekistereistä
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan ulkoistetulle taloushallinnolle (Sarastia Oy), joka toimii henkilötietojen käsittelijänä kunnan lukuun. Sarastia vastaa kunnan kirjanpidosta ja reskontratoiminnoista. Kunnan ja Sarastian välillä on laadittu sopimus henkilötietojen käsittelystä ja arkistointiliite. Lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille. Tietoja luovutetaan tarvittaessa perintätoimistolle.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Arkistoissa ja työyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja lukittavissa kaapeissa.
B Sähköiset tiedot
Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmien ja tiedostojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Jokainen käyttäjä allekirjoittaa tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty yhteyshenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja>Rekisteröidyn oikeudet). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).