Hallinto ja talous

Cloudia (kilpailutus ja pienhankinnat)

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 7.9.2021

1 Rekisterin nimi

Cloudia (kilpailutus ja pienhankinnat)

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Talousjohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Nurmijärven kunnan hankintapalvelut
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): hankintapalvelut@nurmijarvi.fi  

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään kymmenen vuotta. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kilpailutus ja pienhankinnat. Tietojen käsittely perustuu lakiin (hankintalaki).  

8 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri pitää sisällään hankintoihin liittyvät asiakirjat.  

Cloudia tietojärjestelmään annetaan käyttöoikeuksia pääkäyttäjien toimesta. Hankintayksikön käyttäjät, kunnan sisäiset käyttäjät, ulkopuoliset käyttäjät.  

Käyttäjiltä kunnan sähköpostiosoite ja salasana 8-16 merkkiä työtehtävien hoidon perusteella.  

Hakuja voidaan suorittaa yrityksen nimen, y-tunnuksen ja sähköpostiosoitteen mukaan.  

Hankinnan laadusta riippuen toimittajien referenssi tiedot tarkistetaan, rikosrekisteriotteet, CV:t, yrityksen taloudellinen tilanne. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Hankintayksiköltä: tarjouspyyntö, liitteet, pyydetään toimittajilta täsmennyksiä toimittajan ilmoittamasta sähköpostiosoitteesta, vastataan toimittajien lisätietokysymyksiin ja vastaukset välitetään kaikille tarjoajille (siihen hankkeeseen) toimittajien antamaan sähköpostiosoitteeseen.  

Tarjoaja /Yritys toimittaa tarjouksen liitteineen, sisältää yhteystiedot tarjouksen yhteyshenkilöstä tarjousasiakirjassa.  

Suomen Tilaajavastuu Oy antaa tilaajavastuulain mukaiset tiedot. Tarjoajilta itseltään pyydetään tarvittaessa lisätietoja. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Hankintalain mukaiset ilmoituskanavat:  

Hilma tietokantaan rajapinnan kautta siirtyy tarjouspyyntöön liittyvät tiedot. ESPD- yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja. Pakollinen EU:n kynnysarvon ylittyvissä hankinnoissa.  

Hilman tiedot julkaistaan eurooppalaisessa TED tietokannassa. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Aineisto säilytetään lukittavissa kaapeissa. Hävitetään säilytysaikojen umpeuduttua.  

B Sähköiset tiedot

Salasanat voimassa 90 pvä, mutta mahdollisuus vaihtaa salasana, milloin haluaa. 

Cloudia tietojärjestelmät on auditoitu KPMG:n toimesta. Lisäksi Cloudia Oy:lle on myönnetty tietoturvasertifikaatti ISO 27001, laatusertifikaatti ISO 9001, ympäristösertifikaatti ISO 14001, sertifioinnin on suorittanut Bureau Veritas. Cloudia täyttää myös VAHTI2/2010 -ohjeistuksen vaatiman perustason tietoturvan.  

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, Cloudia Oy on tehnyt selvityksen siitä, että heidän toimintansa ja palvelunsa vastaavat uuden EU-direktiivin vaatimuksia. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).