TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 10.12.2024
1 Rekisterin nimi
Kilpailutus ja pienhankinnat (Cloudia )
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Talousjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nurmijärven kunnan hankintapalvelut
hankintapalvelut@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Nurmijärven kunnan kilpailutus‑ ja pienhankintamenettelyjen toteuttamiseksi:
- hankintaprosessiin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
- hankintojen suunnittelu, kilpailuttaminen ja toteuttaminen
- tarjousten vastaanottaminen, käsittely ja vertailu
- tarjoajien ja toimittajien kanssa käytävä viestintä
Oikeusperusteet
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta).
Tietojen käsittely perustuu hankintalakiin (1397/2016).
7 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri pitää sisällään hankintoihin liittyvät asiakirjat.
Cloudia tietojärjestelmään annetaan käyttöoikeuksia pääkäyttäjien toimesta. Hankintayksikön käyttäjät, kunnan sisäiset käyttäjät, ulkopuoliset käyttäjät.
Käyttäjiltä kunnan sähköpostiosoite ja salasana 8-16 merkkiä työtehtävien hoidon perusteella.
Hakuja voidaan suorittaa yrityksen nimen, y-tunnuksen ja sähköpostiosoitteen mukaan.
Hankinnan laadusta riippuen toimittajien referenssi tiedot tarkistetaan, rikosrekisteriotteet, CV:t, yrityksen taloudellinen tilanne.
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kymmenen vuotta.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Hankintayksiköltä: tarjouspyyntö, liitteet, pyydetään toimittajilta täsmennyksiä toimittajan ilmoittamasta sähköpostiosoitteesta, vastataan toimittajien lisätietokysymyksiin ja vastaukset välitetään kaikille tarjoajille (siihen hankkeeseen) toimittajien antamaan sähköpostiosoitteeseen.
Tarjoaja /Yritys toimittaa tarjouksen liitteineen, sisältää yhteystiedot tarjouksen yhteyshenkilöstä tarjousasiakirjassa.
Suomen Tilaajavastuu Oy antaa tilaajavastuulain mukaiset tiedot. Tarjoajilta itseltään pyydetään tarvittaessa lisätietoja.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Hankintalain mukaiset ilmoituskanavat:
Hilma tietokantaan rajapinnan kautta siirtyy tarjouspyyntöön liittyvät tiedot. ESPD- yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja. Pakollinen EU:n kynnysarvon ylittyvissä hankinnoissa.
Hilman tiedot julkaistaan eurooppalaisessa TED tietokannassa.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Aineisto säilytetään lukittavissa kaapeissa. Hävitetään säilytysaikojen umpeuduttua.
Sähköiset tiedot
Salasanat voimassa 90 pvä, mutta mahdollisuus vaihtaa salasana, milloin haluaa.
Cloudia tietojärjestelmät on auditoitu KPMG:n toimesta. Lisäksi Cloudia Oy:lle on myönnetty tietoturvasertifikaatti ISO 27001, laatusertifikaatti ISO 9001, ympäristösertifikaatti ISO 14001, sertifioinnin on suorittanut Bureau Veritas. Cloudia täyttää myös VAHTI2/2010 -ohjeistuksen vaatiman perustason tietoturvan.
EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, Cloudia Oy on tehnyt selvityksen siitä, että heidän toimintansa ja palvelunsa vastaavat uuden EU-direktiivin vaatimuksia.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta: tietosuoja@nurmijarvi.fi sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).