TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 6.2.2026
1 Rekisterin nimi
Arkistoinnin tietovaranto
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
jani.johansson@nurmijarvi.fi
040 317 2002
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
4 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- kunnan toiminnassa kertyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen vastaanottaminen, säilyttäminen, järjestäminen ja hallinta
- pysyvästi säilytettävien asiakirjojen yleisen edun mukaiset arkistointitarkoitukset
- asiakirjapyyntöjen käsittely ja viranomaisen toiminnan julkisuuden toteuttaminen
Arkistoon sisältyviä tietoja ei pääasiallisesti enää käytetä niiden alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Myöhempää käsittelyä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten ei 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti katsota yhteensopimattomaksi alkuperäisten käyttötarkoitusten kanssa. Tietojen käyttö on rajattu arkistolain mukaiseen säilyttämiseen, asiakirjapyyntöihin vastaamiseen sekä tieteellisiin ja historiallisiin tutkimustarkoituksiin.
Oikeusperusteet
Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta). Käsittely perustuu kunnan velvollisuuteen säilyttää ja arkistoida tietoaineistoja seuraavien lakien mukaisesti:
- laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) velvoittaa viranomaisen järjestämään tiedonhallinnan sekä säilyttämään asiakirjat osana tiedonhallintavelvoitetta
- arkistolaki (831/1994). Kunnalla on arkistolain 8 §:n mukaan velvollisuus arkistoida sellaiset asiakirjat ja tietoaineistot, jotka ovat Kansallisarkiston seulontapäätösten nojalla pysyvästi säilytettäviä
- laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) velvoittaa viranomaisen huolehtimaan asiakirjojen säilyttämisestä siten, että julkisuusperiaate toteutuu.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e -kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Kunnan arkistointi on tällainen yleisen edun mukainen tehtävä. Tietosuojalain 4 §:n mukaan henkilötietoja saa käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e -kohdan mukaisesti, kun henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.
Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevien arkistoitavien tietojen osalta käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j-alakohdan mukaiseen poikkeukseen: käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön nojalla, edellyttäen että se on oikeasuhteinen tavoitteeseen nähden, siinä noudatetaan keskeisiltä osin oikeutta henkilötietojen suojaan ja siinä säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi.
6 Rekisterin tietosisältö
Arkisto sisältää Nurmijärven kunnan asianhallinnan ja palvelutoiminnan yhteydessä kertyneet pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat ja tietoaineistot. Näihin kuuluvat muun muassa:
- toimielinten pöytäkirjat
- sopimukset ja vuokra-asiakirjat
- hakemukset, lausunnot ja selvitykset
- koulujen päättötodistukset ja oppilaskortit
- henkilöstöhallinnon pysyvästi säilytettävät asiakirjat
- lupa‑asioihin, kiinteistöihin ja maaomaisuuden hallintaan liittyvät asiakirjat
- rakennusvalvonnan pysyvästi säilytettävät tiedot
Arkistoon sisältyvät asiakirjat voivat sisältää esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:
- päätöstiedot: toimielinten päätöksiin sisältyvät kunnan luottamushenkilöiden, henkilöstön, asiakkaiden ja sidosryhmien henkilötiedot
- asiointitiedot: hakemuksiin, päätöksiin, lausuntoihin ja selvityksiin sisältyvät henkilötiedot sekä muut asianhallinnan käsittelytiedot
- palvelussuhdetiedot: työsopimuksiin, palkkaukseen ja muihin henkilöstöhallinnon asiakirjoihin sisältyvät tiedot
- oppilas- ja opiskelijatiedot: suoritustiedot, todistukset ja huoltajien yhteystiedot
- vaali- ja luottamustoimitiedot: pysyvästi säilytettävien vaaliasiakirjojen ja luottamushenkilöiden tiedot
- sopimusasiakirjojen tiedot: vuokra-, kauppa- ja muihin sopimuksiin sisältyvät henkilötiedot
- erityiset henkilötietoryhmät: arkistoitavat asiakirjat voivat sisältää arkaluonteisia tietoja, kuten terveydentilaa koskevia tietoja, silloin kun niitä on sisältynyt alkuperäisiin viranomaisasiakirjoihin
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi. Arkistolain 8.3 §:n nojalla Kansallisarkisto määrä arkistoitavista (pysyvästi säilytettävistä) asiakirjoista.
8 Säännönmukaiset tietolähteet
Arkistoon sisältyvien aineistojen henkilötiedot on kerätty ennen aineistojen siirtämistä arkistoon seuraavista lähteistä:
- Kunnan toiminnassa syntyneet asiakirjat, kuten päätökset, pöytäkirjat, sopimukset ja muut viranomaisasiakirjat.
- Kunnan viranomaisille toimitetut asiakirjat. Esimerkiksi kuntalaisilta, yrityksiltä tai muilta sidosryhmiltä saadut asiakirjat.
- Muiden viranomaisten toimittamat tiedot, kuten Verohallinnon, Kelan, aluehallintoviraston (AVI) tai muiden julkisten toimijoiden välittämät asiakirjat ja tiedot.
9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja.
Tietoja voidaan luovuttaa niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti.
10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Paperimuotoiset asiakirjat säilytetään lukitussa ja paloturvallisessa arkistotilassa. Tilaan on pääsy vain siihen oikeutetulla henkilöstöllä.
Sähköiset tiedot
Sähköinen arkistojärjestelmä on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksilla. Järjestelmä tallentaa automaattisesti lokitietoja, joista käy ilmi, kuka on käsitellyt tietoja ja milloin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti siten, että kukin käyttäjä näkee ja käsittelee vain työnsä kannalta tarpeellisia tietoja. Järjestelmätoimittaja vastaa tietojen teknisestä suojauksesta, kuten palvelun sisäisestä tietoturvasta ja tietoturvapäivityksistä.
Kunnan (rekisterinpitäjän) lukuun toimivien palveluntarjoajien (henkilötietojen käsittelijöiden) kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimukset. Ne käsittelevät henkilötietoja kunnan toimeksiannosta sovitun palvelun tuottamiseksi.
12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
13 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
14 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
15 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).