TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Päivitetty: 6.2.2026
1 Rekisterin nimi
Arkistoinnin tietovaranto
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot:
jani.johansson@nurmijarvi.fi
040 317 2002
4 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- kunnan toiminnassa kertyvien asiakirjojen ja tietoaineistojen vastaanottaminen, säilyttäminen, järjestäminen ja hallinta
- pysyvästi säilytettävien asiakirjojen arkistointi, joka mahdollistaa yleisen edun mukaiset arkistointitarkoitukset sekä tieteellisen ja historiallinen tutkimuksen ja tilastoinnin asetuksen 89 artiklan mukaisesti
- asiakirjapyyntöjen käsittely ja viranomaisen toiminnan julkisuuden toteuttaminen
Arkistoon sisältyviä tietoja ei pääasiallisesti enää käytetä niiden alkuperäiseen käyttötarkoitukseen. Myöhempää käsittelyä yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten ei 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti katsota yhteensopimattomaksi alkuperäisten käyttötarkoitusten kanssa.
Oikeusperusteet
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Käsittely perustuu kunnan velvollisuuteen säilyttää ja arkistoida tietoaineistoja seuraavien lakien mukaisesti:
- laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) velvoittaa viranomaisen järjestämään tiedonhallinnan sekä säilyttämään asiakirjat osana tiedonhallintavelvoitetta
- arkistolaki (831/1994). Kunnalla on arkistolain 8 §:n mukaan velvollisuus arkistoida sellaiset asiakirjat ja tietoaineistot, jotka ovat Kansallisarkiston seulontapäätösten nojalla pysyvästi säilytettäviä
- laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) velvoittaa viranomaisen huolehtimaan asiakirjojen säilyttämisestä siten, että julkisuusperiaate toteutuu.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e -kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Kunnan arkistointi on tällainen yleisen edun mukainen tehtävä. Tietosuojalain 4 §:n mukaan henkilötietoja saa käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e -kohdan mukaisesti, kun henkilötietoja sisältävien tutkimusaineistojen, kulttuuriperintöaineistojen sekä näiden kuvailutietoihin liittyvien henkilötietojen käsittely arkistointitarkoituksessa on tarpeen ja oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen ja rekisteröidyn oikeuksiin nähden.
Erityisiä henkilötietoryhmiä koskevien arkistoitavien tietojen osalta käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan j-alakohdan mukaiseen poikkeukseen: käsittely on tarpeen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä ja historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten 89 artiklan 1 kohdan mukaisesti unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön nojalla, edellyttäen että se on oikeasuhteinen tavoitteeseen nähden, siinä noudatetaan keskeisiltä osin oikeutta henkilötietojen suojaan ja siinä säädetään asianmukaisista ja erityisistä toimenpiteistä rekisteröidyn perusoikeuksien ja etujen suojaamiseksi.
6 Rekisterin tietosisältö
Arkistoon sisältyy kunnan asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan toteuttamisessa kertyneet asiakirjat ja tietoaineistot.
Arkistoon sisältyy muun muassa seuraavia tietoaineistoja:
- viranhaltija- ja toimielinpäätökset
- sopimukset
- pöytäkirjat
- hakemukset ja lausunnot
- henkilöstöhallinnon asiakirjat
- lupa‑asioihin ja maaomaisuuden hallintaan liittyviä asiakirjat
- muut kunnan toimialojen asiakirjat
Arkistoon sisältyvät asiakirjat voivat sisältää esimerkiksi seuraavia henkilötietoja:
- identiteettitiedot, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- hakemuksiin, päätöksiin, lausuntoihin ja selvityksiin sisältyvät henkilötiedot sekä muut asianhallinnan käsittelytiedot
- palvelussuhteisiin liittyvät tiedot
- oppilas- ja opiskelijatietoja ja huoltajien yhteystiedot
- taloudellista asemaa koskevat tiedot
- vaaliluetteloiden sisältämät tiedot
- vuokra- ja sopimusasiakirjoihin sisältyvät henkilötiedot
- mahdolliset muut viranomaistehtävien hoitamiseen liittyvät henkilötiedot, mitkä sisältyvät arkistoitaviin asiakirjoihin
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään pääsääntöisesti pysyvästi. Kansallisarkisto määrä arkistoitavista (pysyvästi säilytettävistä) asiakirjoista.
8 Säännönmukaiset tietolähteet
Arkistoon sisältyvien aineistojen henkilötiedot on kerätty ennen aineistojen siirtämistä arkistoon seuraavista lähteistä:
- Kunnan toiminnassa syntyneet asiakirjat, kuten päätökset, pöytäkirjat, sopimukset ja muut viranomaisasiakirjat.
- Kunnan viranomaisille toimitetut asiakirjat. Esimerkiksi kuntalaisilta, yrityksiltä tai muilta sidosryhmiltä saadut asiakirjat.
- Muiden viranomaisten toimittamat tiedot, kuten Verohallinnon, Kelan, aluehallintoviraston (AVI) tai muiden julkisten toimijoiden välittämät asiakirjat ja tiedot.
9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja.
Kunnan toiminnassa noudatetaan julkisuuslakia ja aineistoon voi kohdistua tietopyyntöjä. Tietoja voidaan luovuttaa julkisuuslain mukaisesti asiakirjapyynnön perusteella.
10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Paperiaineisto säilytetään lukitussa ja paloturvallisessa arkistotilassa, johon pääsy on rajoitettu.
Sähköiset tiedot
Sähköinen arkistojärjestelmä on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietojen ylläpito rekisteröi automaattisesti tietokantaan, että kuka tietoa on käsitellyt (lokilista). Järjestelmätoimittaja vastaa tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva ja tietoturvapäivitykset. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.
12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
13 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
14 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
15 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).