Hallinto ja talous

Isoilmari-ilmoittautumis­järjestelmän henkilötietorekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 4.12.2018

1 Rekisterin nimi

Isoilmari-ilmoittautumisjärjestelmän henkilötietorekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Liikuntapäällikkö

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Koordinaattori
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): Puh. 040-3172412, piia.nurkka@nurmijarvi.fi 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman, laskutuksen tms. mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan kun Rekisterinpitäjän määrittelemä edellä kuvatun tarpeen aiheuttama säilytysaika on kulunut. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Nurmijärven kunnan (Rekisterinpitäjä) järjestämiin tapahtumiin ilmoittautumiseen ja tilausten tekemiseen sekä niihin liittyvään viestintään. Käsittelyyn pyydetään rekisteröidyn suostumus. Järjestelmään rekisteröidään vain asiaan liittyvät ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä ilmoittautumisissa tai tilauksissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.  

Rekisterissä käsiteltäviä ilmoittautumis-, tilaus-, ja asiointitietoja voidaan käyttää myös markkinointitoimenpiteiden suunnitteluun ja asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös uutis- tai tiedotuskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.  

Käsittelyä voidaan suorittaa joidenkin tapahtumien osalta myös Rekisterinpitäjän oikeutetun edun toteutumisen takaamiseksi. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät kyseessä olevaan ilmoittautumiseen tai tilaukseen, Rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn ilmoittautumista tai tilausta eikä sitoutua tapahtumaan osallistumista tai muuta tarkoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. 

8 Rekisterin tietosisältö

Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän ilmoittautumislomakkeella tietonsa syöttäneitä tapahtumaan osallistujia, tilaajia tai muuten markkinointiluvan antaneita.  

Rekisterissä voidaan käsitellä ilmoittautumislomakkeen käyttötarkoituksesta riippuen erilaisia osallistumisen, tilauksen tai laskutuksen hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, muun muassa ilmoittautuneen etu- ja sukunimi ja yhteystiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: 

  • sähköposti  
  • puhelinnumero  
  • osoite  
  • syntymäaika  
  • henkilötunnus  
  • mahdolliset sairaudet ja allergiatiedot 
  • laskutustiedot  
  • Alaikäisen osallistujan yhteydessä maksajan yhteystiedot ja henkilötunnus 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Ilmoittautujan tai tilaajan ilmoittamat tiedot. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä joissain tapauksissa tapahtuman sidosryhmien kesken. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

B Sähköiset tiedot

Ilmoittautumislomakkeen lähettäminen on SSL-suojattu. Ilmoittautumisjärjestelmän käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tietoja säilytetään teknisesti hyvin suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja tunnistautumisen. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen. Tietoturvan taso auditoidaan toistuvin väliajoin joko ulkoisen tai sisäisen auditoinnin avulla. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).