Hallinto ja talous

Luottamushenkilö­rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 6.4.2021

1 Rekisterin nimi

Nurmijärven kunnan luottamushenkilörekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Hallintojohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Hallinnon asiantuntija
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): outi.kylvaja@nurmijarvi.fi

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Luottamushenkilörekisterin keskeisimmät tiedot eli luettelot toimielinten jäsenistä ja henkilöiden hoitamista luottamustoimista säilytetään pysyvästi (Kansallisarkiston määräys KA 158/43/01). Muut luottamushenkilöistä kerätyt tiedot hävitetään käyttötarpeen päätyttyä kunnan arkistointiohjeiden mukaisesti. Valtuuston istuntojen tallenteet näkyvät kunnan verkkosivuilla yhtä kauan kuin pöytäkirjatkin (4 vuotta), jonka jälkeen ne arkistoidaan.

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteritietoja kerätään

  • historiatietojen tallentamista varten
  • luottamushenkilöiden kokouspalkkioiden, matkakustannusten ja ansionmenetysten maksamiseksi kunnan hallintosäännön mukaisesti sekä puolueveron pidättämistä varten
  • yhteydenpitoa varten
  • tietojärjestelmien käyttöoikeuksien ylläpitoon
  • hallinnollisen työn tarpeisiin (mm. kokoushallinta)

Tietojen kerääminen perustuu lakiin: Perustuslaki (11.6.1999/731) § 121, Kuntalaki (410/2015) §:t 26, 27, 28, 69, 70, 82 ja 90, Hallintolaki (6.6.2003/434), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621).

8 Rekisterin tietosisältö

  • Luottamushenkilön perustiedot: nimi, henkilötunnus, ammatti, työpaikka, yhteystiedot sekä tiedot yhteystietojen julkisuudesta/salassa pidettävyydestä
  • Jäsenyydet ja roolit kunnan toimielimissä tai kunnan kokousedustus muissa toimielimissä
  • Pankkitili ja verokorttitiedot palkkioiden ja korvausten maksamista varten
  • Puolueen jäsentiedot ja luottamushenkilöiden antamat valtuutukset puolueveron pidättämiseksi
  • Luvat perustietojen julkaisuun kaupungin verkkosivuilla
  • Tiedot luottamushenkilön palkitsemisesta (kunnia- ja ansiomerkit, arvonimet tms.)
  • Sähköisen kokouksen käyttäjähallinnan tiedot
  • Erityisruokavaliot

Luottamushenkilöistä kertyy tietoa myös valtuuston kokousten tallenteisiin.

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään lomakkeella henkilöltä itseltään luottamustehtävän alkaessa. Luottamushenkilö ilmoittaa tiedoissa tapahtuneista muutoksista rekisterinpitäjälle. Yhteystiedot voidaan joissain tapauksissa saada puolueelta. Palkkioihin liittyviä tietoja saadaan verokortista ja puolueverovaltakirjoista.

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin kerättäviä tietoja luovutetaan säännönmukaisesti verottajalle, eläkevakuutusyhteisöille ja puolueille sekä tarvittaessa ulosottoon, tilastokeskukselle ja vakuutusyhtiöille siten kuin laissa on säädetty. Yhteystietoja voidaan luovuttaa kunnan edustustehtävien hoitamiseksi.

Luottamushenkilöiden nimi, sähköpostiosoite ja puolue julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan julkaista rekisteröidyn lomakkeella määrittelemin osin (esim. osoite ja puhelinnumero). Sähköpostiosoitteet ovat kunkin toimielimen jakelulistoilla. Valtuuston kokoustallenteet julkaistaan kunnan verkkosivuilla.

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Valtuuston kokoustallenteet julkaistaan YouTuben kautta, joka on globaali palvelu. Julkaisuajan päättyessä ne muutetaan yksityisiksi, jolloin vain kunnan sisäisellä ylläpitäjällä on niihin pääsy.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa arkistointiohjeita noudattaen.

B Sähköiset tiedot

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietoturva- ja tietosuojasitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Tietojen käsittely ei perustu suostumukseen vaan lakisääteiden tehtävän suorittamiseen. Oikeutta tietojen poistamiseen ei sovelleta, koska tietojen käsittely on tarpeen lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).