Hallinto ja talous

Kunnan verkkoasiointipalvelun asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 11.5.2022

1 Rekisterin nimi

Nurmijärven kunnan palaute- ja verkkoasiointipalvelun asiakasrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Hallintojohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Palvelumuotoilija Piia Nurkka 
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 040-317 2412, etunimi.sukunimi@nurmijarvi.fi 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

  • Rekisteröitymisen yhteydessä ilmoitetut yhteystiedot: toistaiseksi
  • Henkilöiden jättämät palautteet: 2 vuotta
  • Avustushakemukset: 10 vuotta (siirretään asianhallintajärjestelmään, Solmussa säilytetään 2 vuotta)

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Palaute- ja verkkoasiointipalvelu on asiointikanava kunnan ja kunnan asiakkaan (asukas, yritys, yhdistys ja muut kunnan sähköisiä palveluita käyttävät) välillä. Asiointikanavan kautta asiakkaat voivat antaa kunnalle palautetta, hakea avustusta tai etsiä muita sähköisiä palveluita.  

Henkilötietoja käsitellään yhteydenottojen, avustushakemusten ja palautteiden käsittelyn, palveluiden kehittämisen, raportoinnin yhteydessä. Rekisterissä käsiteltäviä asiointitietoja voidaan käyttää myös asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi asiakkaan suostumuksella.

Rekisterin tietoja käytetään rekisterinpitäjän oman toiminnan seurannassa, arvioinnissa ja kehittämisessä.

Palvelun käyttäjäksi rekisteröidytään. Vahvan tunnistautumisen käyttöönoton jälkeen palveluun rekisteröityminen ja tunnistautuminen tapahtuu Suomi.fi-tunnistautumisen kautta.

Henkilötietojen käsittely perustuu palautteiden osalta suostumukseen ja avustushakemusten osalta lakiin (Kuntalaki). 

8 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tiedot sekä henkilöistä että yhteisöistä, jotka käyttävät Nurmijärven kunnan asiointipalvelun avulla tarjottavia sähköisiä palveluita. Järjestelmässä on vain sähköisen asioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Järjestelmän tietoja tarvitaan hoidettaessa tai asiakkaan hoitaessa omia asioitaan tai asioita, joihin hänellä on valtuutus.  

Tieto on talletettuna rekisteriin määrämuotoisessa muodossa (dataa).  

Rekisteriin tallennetaan asiakkaista seuraavat tiedot:  

  • Nimi  
  • Sähköposti  

Rekisteriin voidaan tallentaa asiakkaan ilmoittamana myös seuraavat tiedot:  

  • Osoite  
  • Puhelinnumero  
  • Kiinnostuksen kohteet kunnan palveluihin liittyen.

Henkilön käyttäessä palvelua rekisteröityneenä, rekisteriin tallentuu

palveluiden käyttöhistoria (esim. kirjautuneena lähetetyt palautteet ja avustushakemukset).

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot Nurmijärven kunnan työntekijöistä:  

  • Nimi  
  • Sähköposti  
  • Ammattinimike  
  • Työpuhelinnumero  
  • Aktiviteettihistoria järjestelmän käytöstä  

Kuntalaispalaute 

Kuntalaispalautteen antaja voi jättää palautteen:

  • sisään kirjautuneena, jolloin palaute tallentuu henkilön käyttöhistoriaan,
  • antamalla palautteen yhteydessä yhteystietoina nimensä, puhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen,
  • nimettömänä.

Henkilötietoja käytetään palautteeseen vastaamiseen palautteenantajalle henkilökohtaisesti asiointikanavan kautta, mikäli palautteenantaja on pyytänyt vastausta.

Avustukset

Avustuksen hakijan on rekisteröidyttävä palveluun (keväällä 2022 alkaen suomi.fi -tunnistautumista käyttäen). Avustuksen hakijan on täytettävä avustusta hakiessaan:

  • yksityishenkilönä: nimi, osoite, sähköpostiosoite, henkilötunnus
  • yhdistyksen puolesta asioidessaan: oma nimi, sähköposti ja asema yhdistyksessä, yhdistyksen osoite, yhdistyksen sähköposti, puhelinnumero ja vähintään kahden toimihenkilön nimi ja yksi yhteystieto (puhelinnumero tai sähköpostiosoite).

Rekisteritietoja voidaan käyttää avustushakemukseen liittyvien lisätietojen pyytämiseen ja päätöksestä tiedottamiseen.

Rekisterin tiedot ovat rekisterinpitäjän henkilöstön käytettävissä tehtävänmukaisin käyttöoikeuksin ja -rajoituksin. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

1. Asiakkaan itse antamat tiedot.  

2. Kunnan työntekijöiden osalta tiedot kerätään työsuhteen yhteydessä 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pääsääntöisesti rekisteristä ei luovuteta tietoja. Salassa pidettäviä asiakastietoja luovutetaan ainoastaan tietojen kohteen etukäteen antamalla kirjallisella suostumuksella, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa säädetyin edellytyksin tai jos tietojensaantioikeuksista on erikseen lailla säädetty. Rekisterinpitäjän henkilökunnalla on vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus käsittelemiensä asiakastietojen osalta.  

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Aineisto ei sisällä manuaalista aineistoa. 

B Sähköiset tiedot

Rekisterin suorakäyttö edellyttää tunnistautumista käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä rekisterinpitäjältä että asiakkaalta.  

Rekisteritietojen käyttöä valvotaan. Rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä Nurmijärven kunnan tietoturvapolitiikan ja -käytäntöjen mukaisesti. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Rekisteröitynyt asiakas pystyy itse tarkistamaan järjestelmästä itseään koskevat tiedot.

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).