Hallinto ja talous

Työnhakija- ja työhakemusrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 4.12.2018

1 Rekisterin nimi

Työnhakija- ja työhakemusrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Henkilöstöpäällikkö

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Henkilöstöpäällikkö Leena Ojala 
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Hakemukset säilyvät palvelussa 900 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi. Valitun hakijan hakemus ja hakijan yhteenveto säilytetään pysyvästi. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekrytointi, jonka tavoitteena on hakijan ja työnantajan välinen työsopimus. Työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.) 

8 Rekisterin tietosisältö

Palveluun kerätään pääosin rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään. Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat: 

  • Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten) 
  • Sukupuoli ja syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten) 
  • Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen) 
  • Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva) 
  • Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot 
  • Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot 

 
Näiden lisäksi tietoja voidaan kerätä seuraavissa tapauksissa: 

  • Vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla. 
  • Vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla. 

 
Valittujen henkilöiden (esim. työntekijät ja sijaiset) osalta voidaan tallentaa tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten.

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteenä on käyttäjä itse, sekä mahdollisesti hänen osoittamansa suosittelijat. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tallennetut tiedot on rajoitettu Nurmijärven kunnan rekrytointihenkilöstön käyttöön.  

Hakijayhteenveto luovutetaan pyydettäessä ko. työpaikkaa hakeneille. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Valitun henkilön hakemus ja hakijan yhteenveto arkistoidaan paperimuodossa. Asiakirjoja säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu.  

B Sähköiset tiedot

Sähköisten tietojen käyttöoikeus on Nurmijärven kunnan rekrytointiin osallistuvilla työntekijöillä. Palvelun tarjoaja Laura Rekrytointi Oy (Uranus) vastaa rekisterin tallennettavien tietojen teknisistä suojauksesta ja tietoturvasta. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mikäli ko. tietojen säilyttämiseen ei ole lakisääteistä velvoitetta, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamise

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).