TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 13.1.2025
1 Rekisterin nimi
Työnhakija- ja työhakemusrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Henkilöstöjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Henkilöstöjohtaja Leena Ojala
leena.ojala@nurmijarvi.fi
Puh. 0403174409
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Nurmijärven kunnan rekrytointiprosessien toteuttaminen ja hallinnointi. Henkilötietoja käsitellään avoimiin tehtäviin hakevien henkilöiden kelpoisuuden, soveltuvuuden ja osaamisen arvioimiseksi, rekrytointiprosessin eri vaiheiden toteuttamiseksi, hakijoihin liittyvän viestinnän hoitamiseksi sekä rekrytointiin liittyvien päätösten valmistelemiseksi ja tekemiseksi.
Käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta).
Tietosuojalain 4 §:ssä todetaan, että henkilötietoja saa käsitellä tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti, jos käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi.
Työsuhteen osalta henkilötietojen käsittelyn peruste on työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta).
7 Rekisterin tietosisältö
Palveluun kerätään pääosin rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään. Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:
- Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
- Syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)
- Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
- Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva)
- Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot
- Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot
Näiden lisäksi tietoja voidaan kerätä seuraavissa tapauksissa:
- Vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla.
- Vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla.
Valittujen henkilöiden (esim. työntekijät ja sijaiset) osalta voidaan tallentaa tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten.
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Hakemukset säilyvät palvelussa 900 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi.
Valitun hakijan hakemus ja hakijan yhteenveto säilytetään pysyvästi arkistolainsäädännön ja kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä on käyttäjä itse, sekä mahdollisesti hänen osoittamansa suosittelijat.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tallennetut tiedot on rajoitettu Nurmijärven kunnan rekrytointihenkilöstön käyttöön. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia.
Hakijayhteenveto luovutetaan pyydettäessä ko. työpaikkaa hakeneille.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Valitun henkilön hakemus ja hakijan yhteenveto arkistoidaan paperimuodossa. Asiakirjoja säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu.
Sähköiset tiedot
Sähköisten tietojen käyttöoikeus on Nurmijärven kunnan rekrytointiin osallistuvilla työntekijöillä. Palveluntarjoaja Laura Rekrytointi Oy vastaa rekisteriin (LAURA™-palvelu) tallennettavien tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, lokitietojen kerääminen, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.
Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).