TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 4.12.2018
1 Rekisterin nimi
Työnhakija- ja työhakemusrekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Henkilöstöpäällikkö
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Henkilöstöpäällikkö Leena Ojala
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Hakemukset säilyvät palvelussa 900 vuorokautta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi tai sijaiseksi. Valitun hakijan hakemus ja hakijan yhteenveto säilytetään pysyvästi.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekrytointi, jonka tavoitteena on hakijan ja työnantajan välinen työsopimus. Työsuhteen osalta (esim. sijaisuudet) henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työsopimuksen mukaisten asioiden hoitaminen. (Yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6, kohta 1b.)
8 Rekisterin tietosisältö
Palveluun kerätään pääosin rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään. Kerättävät tiedot ovat useimmiten seuraavat:
- Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten)
- Sukupuoli ja syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)
- Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, kielitaidot ja muu osaaminen)
- Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva)
- Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot
- Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot
Näiden lisäksi tietoja voidaan kerätä seuraavissa tapauksissa:
- Vastaanottajan sähköpostiosoite, jos työpaikkailmoituksesta lähetetään vinkki “Kerro kaverille”-toiminnolla.
- Vastaanottajan sähköpostiosoite ja käytetyt hakuehdot, jos avoimista työpaikkailmoituksista tilataan automaattinen ilmoitus “Hakuvahti”-toiminnolla.
Valittujen henkilöiden (esim. työntekijät ja sijaiset) osalta voidaan tallentaa tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä on käyttäjä itse, sekä mahdollisesti hänen osoittamansa suosittelijat.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tallennetut tiedot on rajoitettu Nurmijärven kunnan rekrytointihenkilöstön käyttöön.
Hakijayhteenveto luovutetaan pyydettäessä ko. työpaikkaa hakeneille.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Valitun henkilön hakemus ja hakijan yhteenveto arkistoidaan paperimuodossa. Asiakirjoja säilytetään lukituissa ja paloturvallisissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu.
B Sähköiset tiedot
Sähköisten tietojen käyttöoikeus on Nurmijärven kunnan rekrytointiin osallistuvilla työntekijöillä. Palvelun tarjoaja Laura Rekrytointi Oy (Uranus) vastaa rekisterin tallennettavien tietojen teknisistä suojauksesta ja tietoturvasta.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty yhteyshenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja>Rekisteröidyn oikeudet). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mikäli ko. tietojen säilyttämiseen ei ole lakisääteistä velvoitetta, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamise
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).