TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 21.10.2025
1 Rekisterin nimi
Dynasty asianhallinnan tietovaranto
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, kunnanhallitus
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija Jani Johansson
jani.johansson@nurmijarvi.fi
040 317 2002
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tarkoituksena on varmistaa asianmukainen ja ajantasainen asiankäsittely sekä mahdollistaa Nurmijärven kunnalla käsiteltäviin asioihin liittyvien asiakirjojen löydettävyys ja käytettävyys.
Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä koostuu eri osioista:
– asianhallinta (diaari): asioiden käsittelyn seuranta, päätösrekisteri
– dokumentinhallinta: asiakirjojen, kokousasioiden ja viranhaltijapäätösten laadinta ja katselu, esityslistojen ja pöytäkirjojen katselu
– kokoushallinta: toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinta, pöytäkirjanotteet
– sopimushallinta: sopimusten hallinta
Oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta).
Käsittely perustuu seuraaviin lakeihin:
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
- Arkistolaki (831/1994)
- Julkisuuslaki (621/1999)
7 Rekisterin tietosisältö
Kunnassa vireille tulleet asiat, päätökset ja sopimukset. Järjestelmä sisältää siihen laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireille tulo-, lähettämis-, saapumis-, toimenpide-, päätös- ja tiedoksiantopäivämääristä, määräajoista, asialuokituksesta ja käsittelijöistä. Asioiden vireille panijoiden, asiakirjojen lähettäjien ja niiden, joille asioita ja päätöksiä annetaan tiedoksi, nimet ja asian käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilötiedot merkitään järjestelmään. Sisältää henkilöiden nimiä, osoitteita ja kiinteistötunnuksia.
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietojen säilytysaika vaihtelee. Tietoja säilytetään joko määräajan tai pysyvästi. Osa säilytysajoista on lakisääteisiä. Määräajan säilytettävien aineistojen säilytysaika määräytyy tiedonhallintalaissa säädettyjen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä määrää Kansallisarkisto. Toimielinten päätökset ja asiarekisteri säilytetään pysyvästi.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Saapuneet ja lähteneet kirjeet ja viestit
– yksityishenkilöt
– yhteisöt
– viranomaiset
Organisaation sisällä vireille tulleet asiat.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Päätökset annetaan tiedoksi asianosaisille. Toimielinten julkiset päätökset annetaan tiedoksi Nurmijärven kunnan www-sivuilla, mutta salassa pidettävät henkilötiedot peitetään ennen julkaisua ja kaikki henkilötiedot poistetaan määräajan kuluttua (valitusajan päättyminen). Samoin menetellään niiden viranhaltijapäätösten kanssa, joista kuntalaisilla on valitusoikeus tai joista kunnalla on tiedottamisintressi.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Paperimuotoiset asiakirjat säilytetään lukitussa ja paloturvallisessa arkistotilassa. Tilaan on pääsy vain siihen oikeutetulla henkilöstöllä.
Sähköiset tiedot
Sähköinen järjestelmä on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksilla. Järjestelmä tallentaa automaattisesti lokitietoja, joista käy ilmi, kuka on käsitellyt tietoja ja milloin. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti siten, että kukin käyttäjä näkee ja käsittelee vain työnsä kannalta tarpeellisia tietoja. Järjestelmätoimittaja vastaa tietojen teknisestä suojauksesta, kuten palvelun sisäisestä tietoturvasta ja tietoturvapäivityksistä.
Kunnan (rekisterinpitäjän) lukuun toimivien palveluntarjoajien (henkilötietojen käsittelijöiden) kanssa on tehty henkilötietojen käsittelysopimukset. Ne käsittelevät henkilötietoja kunnan toimeksiannosta sovitun palvelun tuottamiseksi.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla
- kunnan verkkosivustolla: Tietosuoja – Nurmijärvi
- tietosuojavastaavalta: tietosuoja@nurmijarvi.fi
- sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).