TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 10.12.2024
1 Rekisterin nimi
Dynasty asianhallinnan rekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Tiedonhallinnan erityisasiantuntija Jani Johansson
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): jani.johansson@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Rekisterin tietosisältö
Kunnassa vireille tulleet asiat, päätökset ja sopimukset. Järjestelmä sisältää siihen laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireille tulo-, lähettämis-, saapumis-, toimenpide-, päätös- ja tiedoksiantopäivämääristä, määräajoista, asialuokituksesta ja käsittelijöistä. Asioiden vireille panijoiden, asiakirjojen lähettäjien ja niiden, joille asioita ja päätöksiä annetaan tiedoksi, nimet ja asian käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilötiedot merkitään järjestelmään. Sisältää henkilöiden nimiä, osoitteita ja kiinteistötunnuksia.
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietojen säilytysaika vaihtelee. Tietoja säilytetään joko määräajan tai pysyvästi. Osa säilytysajoista on lakisääteisiä. Määräajan säilytettävien aineistojen säilytysaika määräytyy tiedonhallintalaissa säädettyjen periaatteiden mukaisesti. Asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä määrää Kansallisarkisto. Toimielinten päätökset ja asiarekisteri säilytetään pysyvästi.
8 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin tarkoituksena on varmistaa asianmukainen ja ajantasainen asiankäsittely sekä mahdollistaa Nurmijärven kunnalla käsiteltäviin asioihin liittyvien asiakirjojen löydettävyys ja käytettävyys.
Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä koostuu eri osioista:
– asianhallinta (diaari): asioiden käsittelyn seuranta, päätösrekisteri
– dokumentinhallinta: asiakirjojen, kokousasioiden ja viranhaltijapäätösten laadinta ja katselu, esityslistojen ja pöytäkirjojen katselu
– kokoushallinta: toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinta, pöytäkirjanotteet
– sopimushallinta: sopimusten hallinta
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen:
- Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)
- Arkistolaki (831/1994)
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Saapuneet ja lähteneet kirjeet ja viestit
– yksityishenkilöt
– yhteisöt
– viranomaiset
Organisaation sisällä vireille tulleet asiat
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Päätökset annetaan tiedoksi asianosaisille. Toimielinten julkiset päätökset annetaan tiedoksi Nurmijärven kunnan www-sivuilla, mutta salassa pidettävät henkilötiedot peitetään ennen julkaisua ja kaikki henkilötiedot poistetaan määräajan kuluttua (valitusajan päättyminen). Samoin menetellään niiden viranhaltijapäätösten kanssa, joista kuntalaisilla on valitusoikeus tai joista kunnalla on tiedottamisintressi.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Paperilla säilytettävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, pitkäaikaissäilytys arkistokelpoisessa tilassa keskusarkistossa.
B Sähköiset tiedot
Käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Arkaluontoiset henkilötiedot merkitään salassa pidettäviksi, jolloin niiden näkyvyys on hyvin rajattu myös organisaation sisällä.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).