Hallinto ja talous

Dynasty asianhallinnan rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 10.1.2019

1 Rekisterin nimi

Dynasty asianhallinnan rekisteri  

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Hallintojohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Asianhallintapäällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002  

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Toimielinten päätökset ja asiarekisteri pysyvästi.  

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä, joka koostuu eri osioista:  

– asianhallinta (diaari): asioiden käsittelyn seuranta, päätösrekisteri  

– dokumentinhallinta: asiakirjojen, kokousasioiden ja viranhaltijapäätösten laadinta ja katselu, esityslistojen ja pöytäkirjojen katselu  

– kokoushallinta: toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinta, pöytäkirjanotteet  

– sopimushallinta: sopimusten hallinta 

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. 

8 Rekisterin tietosisältö

Kunnassa vireille tulleet asiat, päätökset ja sopimukset. Järjestelmä sisältää siihen laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireille tulo-, lähettämis-, saapumis-, toimenpide-, päätös- ja tiedoksiantopäivämääristä, määräajoista, asialuokituksesta ja käsittelijöistä. Asioiden vireille panijoiden, asiakirjojen lähettäjien ja niiden, joille asioita ja päätöksiä annetaan tiedoksi, nimet ja asian käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilötiedot merkitään järjestelmään. Sisältää henkilöiden nimiä, osoitteita ja kiinteistötunnuksia. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Saapuneet ja lähteneet kirjeet ja viestit  

– yksityishenkilöt  

– yhteisöt  

– viranomaiset  

Organisaation sisällä vireille tulleet asiat 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Päätökset annetaan tiedoksi asianosaisille. Toimielinten julkiset päätökset annetaan tiedoksi Nurmijärven kunnan www-sivuilla, mutta salassa pidettävät henkilötiedot peitetään ennen julkaisua ja kaikki henkilötiedot poistetaan määräajan kuluttua (valitusajan päättyminen). Samoin menetellään niiden viranhaltijapäätösten kanssa, joista kuntalaisilla on valitusoikeus tai joista kunnalla on tiedottamisintressi. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Paperilla säilytettävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, pitkäaikaissäilytys arkistokelpoisessa tilassa keskusarkistossa.  

B Sähköiset tiedot

Käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Arkaluontoiset henkilötiedot merkitään salassa pidettäviksi, jolloin niiden näkyvyys on hyvin rajattu myös organisaation sisällä. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Tietojen käsittely perustuu lakiin, ei suostumukseen. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).