TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 10.1.2019
1 Rekisterin nimi
Dynasty asianhallinnan rekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Hallintojohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Asianhallintapäällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): kunta@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Toimielinten päätökset ja asiarekisteri pysyvästi.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Asianhallinta- ja päätöksentekojärjestelmä, joka koostuu eri osioista:
– asianhallinta (diaari): asioiden käsittelyn seuranta, päätösrekisteri
– dokumentinhallinta: asiakirjojen, kokousasioiden ja viranhaltijapäätösten laadinta ja katselu, esityslistojen ja pöytäkirjojen katselu
– kokoushallinta: toimielinten esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinta, pöytäkirjanotteet
– sopimushallinta: sopimusten hallinta
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
8 Rekisterin tietosisältö
Kunnassa vireille tulleet asiat, päätökset ja sopimukset. Järjestelmä sisältää siihen laadittujen asiakirjojen lisäksi tiedot asioiden, asiakirjojen ja päätösten vireille tulo-, lähettämis-, saapumis-, toimenpide-, päätös- ja tiedoksiantopäivämääristä, määräajoista, asialuokituksesta ja käsittelijöistä. Asioiden vireille panijoiden, asiakirjojen lähettäjien ja niiden, joille asioita ja päätöksiä annetaan tiedoksi, nimet ja asian käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilötiedot merkitään järjestelmään. Sisältää henkilöiden nimiä, osoitteita ja kiinteistötunnuksia.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Saapuneet ja lähteneet kirjeet ja viestit
– yksityishenkilöt
– yhteisöt
– viranomaiset
Organisaation sisällä vireille tulleet asiat
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Päätökset annetaan tiedoksi asianosaisille. Toimielinten julkiset päätökset annetaan tiedoksi Nurmijärven kunnan www-sivuilla, mutta salassa pidettävät henkilötiedot peitetään ennen julkaisua ja kaikki henkilötiedot poistetaan määräajan kuluttua (valitusajan päättyminen). Samoin menetellään niiden viranhaltijapäätösten kanssa, joista kuntalaisilla on valitusoikeus tai joista kunnalla on tiedottamisintressi.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Paperilla säilytettävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa, pitkäaikaissäilytys arkistokelpoisessa tilassa keskusarkistossa.
B Sähköiset tiedot
Käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Arkaluontoiset henkilötiedot merkitään salassa pidettäviksi, jolloin niiden näkyvyys on hyvin rajattu myös organisaation sisällä.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty yhteyshenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja>Rekisteröidyn oikeudet). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Tietojen käsittely perustuu lakiin, ei suostumukseen.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).