Asuminen, rakentaminen ja ympäristö

Kunnan kiinteistöjen rekisteri (kiinteistöjen vuokraus)

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 3.12.2018

1 Rekisterin nimi

Nurmijärven kunnan kiinteistötietojärjestelmä

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, tekninen lautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Tilakeskuksen päällikkö

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Isännöitsijä
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): hanna.mikkotervo@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2017

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään kunnan omistamien, hallinnoimien ja vuokrattujen kiinteistöjen ja tonttien vuokrasopimusten osalta kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteri on perustettu Nurmijärven kunnan oman kiinteistötietojärjestelmän ylläpitämiseksi. Tietojen käsittelyn perusteena on rekisteröityjen kanssa tehtävä sopimus. Järjestelmässä on kunnan omistamat, hallinnoimat ja vuokratut kiinteistöt. Järjestelmässä on myös vuokrasopimukset (ei Nurmijärven vuokra-asuntojen). Vuokrasopimusten laskutusaineistot ohjataan järjestelmän kautta KuntaProhon. Tonttivuokrat laskutetaan Rapalin kautta. 

8 Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan vuokrasopimuksen osapuolten nimi, osoite, henkilötunnus, laskutusosoite, laskun lähetysmuoto ja suoraveloitustunniste, mahdollinen verkkolaskun OVT-tunniste ja vuokrattava kohde sekä mahdolliset muut yhteystiedot.  

Järjestelmässä on kunnan omistamat/hallinnoimat/vuokraamat kiinteistöt ja niiden perustiedot pohjakuvineen ja myös mahdolliset laskutuksen perinnät ja oikeuskäsittelyasiakirjat. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Tallennettavat tiedot saadaan suoraan toiselta osapuolelta eli vuokralaiselta. Hän lähettää tai soittaa kunnalle tiedot, jonka perusteella tehdään vuokrasopimusluonnos. Vuokrasopimusluonnos lähetetään hänelle hyväksyttäväksi, jonka jälkeen tehdään viranhaltijapäätös (päätöksessä liitteenä vuokrasopimus kokonaisuudessaan). Päätöksen valitusajan loputtua sopimus lähetetään postitse allekirjoitettavaksi palautuskuoren kera. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Joissain tapauksissa vuokrasopimus voidaan tehdä kahden osapuolen yhteiseksi, jolloin sopimuksessa on molempien henkilöiden tiedot. Tarvittaessa voidaan luovuttaa ulkopuoliselle rajatusti (ei henkilötunnuksia). Laskutukseen siirtyy nimet, osoitteet ja kohde. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Allekirjoitetut vuokrasopimukset säilytetään lukitussa työtilassa.

B Sähköiset tiedot

Järjestelmän laskuttajat näkevät järjestelmässä olevat tiedot. Järjestelmään on luotu mekanismi, jossa eri yksiköiden vuokrausvastuuhenkilöt tekevät vain oman yksikön vuokrasopimukset. Pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä näkevät kaikki kohteet. Vain pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä voivat perustaa kantaan uuden kiinteistön. Vuokratonttien laskutusta hoitavat henkilöt perustavat uusia laskutustietoja vuokrasopimuksiin perustuen. Pääkäyttäjällä ja varapääkäyttäjällä on oikeus nähdä kaikki sopimukset ja kohteet. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).