TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 5.11.2025
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan omistamien, hallinnoimien ja vuokrattujen toimitilojen vuokraus
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, tekninen lautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Tilakeskuksen päällikkö
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Isännöitsijä Hanna Mikkotervo-Adler
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot hanna.mikkotervo@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2017
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Nurmijärven kunnan omistamien, hallinnoimien ja vuokrattujen toimitilojen vuokrausaikaisissa ja vuokrauksen jälkeisissä prosesseissa.
Järjestelmässä ovat vuokrattujen kohteiden vuokrasopimukset. Järjestelmässä ei ole Nurmijärven vuokra-asuntojen tai Nurmijärven elinkeinon tonttien vuokrasopimukset.
Vuokrasopimusten laskutusaineistot ohjataan järjestelmän kautta Sarastiaan.
Oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
7 Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan vuokrasopimuksen osapuolten nimi, osoite, puhelinnumero, osoite, henkilötunnus tai Y-tunnus, laskutusosoite, arvonverollisuus, laskun lähetysmuoto ja suoraveloitustunniste, verkkolaskun OVT-tunniste ja vuokrattava kohde sekä mahdolliset muut yhteystiedot.
Järjestelmässä on kunnan omistamat/hallinnoimat/vuokraamat kiinteistöt ja niiden perustiedot pohjakuvineen ja liitteineen.
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään kunnan omistamien, hallinnoimien ja vuokrattujen kiinteistöjen ja tonttien vuokrasopimusten osalta kymmenen vuotta sopimuksen päättymisestä.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Tallennettavat tiedot saadaan suoraan toiselta osapuolelta eli vuokralaiselta. Osapuoli lähettää tai soittaa kunnalle osapuolen tiedot, jonka perusteella tehdään vuokrasopimusluonnos. Vuokrasopimusluonnos lähetetään osapuolelle hyväksyttäväksi, jonka jälkeen tehdään viranhaltijapäätös (päätöksessä liitteenä vuokrasopimus kokonaisuudessaan). Teknisellä lautakunnalla on otto-oikeus viranhaltijapäätökseen. Mikäli takaisin otto-oikeutta ei käytetä, vuokrasopimus laitetaan sähköisen allekirjoitusjärjestelmään allekirjoitettavaksi. Myös paikan päällä kunnanvirastolla on mahdollista allekirjoittaa vuokrasopimus.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Joissain tapauksissa vuokrasopimus voidaan tehdä kahden osapuolen yhteiseksi, jolloin sopimuksessa on molempien henkilöiden tiedot. Tarvittaessa voidaan luovuttaa ulkopuoliselle rajatusti (ei henkilötunnuksia). Laskutukseen siirtyy yrityksen /henkilön nimi, osoite, sopimus numero, vuokrakohteen nimi, verollisuustieto, vuokra (hinta ALV 0 %, ALV ja alvillinen vuokra yhteensä). Laskussa ilmenee myös laskun lähettäjän nimi, osoite, y tunnus, laskuttajan nimi ja yhteystiedot, pankkitili ja laskun lähettäjän BIC koodi sekä laskun viivakoodi.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Allekirjoitetut vuokrasopimukset säilytetään lukitussa arkistossa olevassa lukitussa turvakaapissa.
Sähköiset tiedot
Järjestelmän laskuttajat näkevät järjestelmässä olevat tiedot. Pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä näkevät kaikki tiedot. Järjestelmän omistaja, pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjä voivat perustaa kantaan uuden kiinteistön/rakennuksen. Järjestelmässä on käyttöoikeus luonti mahdollisuus, jossa voidaan antaa eri oikeuksia kunnan työntekijöille, jotka esimerkiksi saavat katsoa mm kiinteistökantaa, pelastussuunnitelmia ja pohjakuvaselainta
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).