TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 30.11.2018
1 Rekisterin nimi
Sähköisten lupahakemusten ja lupien rekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Asemakaavoitus- ja rakennuslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Rakennustarkastaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Rakennustarkastaja
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 0403172398, mikael.kangasniemi@nurmijarvi.fi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Rekisterin tiedot säilytetään pysyvästi.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterin tarkoituksena on lakisääteisten viranomaistehtävien hoitaminen ja rakennuslupahakemusten haku ja hallinta sekä rakentamiseen liittyvät muut luvat. Lupapisteessä myönnetään myös poikkeamisluvat, suunnittelutarveratkaisut, maisematyöluvat, yleisten alueiden luvat (sijoitusluvat ja kaivuuluvat).
Palvelussa käytetään henkilötietoja käyttäjän tunnistamiseksi sekä palvelussa tehtävien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.
Käyttäjärekisterin henkilötietoja kopioidaan hakemukseen osapuolen (esimerkiksi hakija, pääsuunnittelija, vastaava työnjohtaja) tietoihin. Henkilötietoja tallennetaan käyttäjärekisteriin, jottei käyttäjän tarvitse syöttää yhteystietoja hakemuksille moneen kertaan. Käyttäjän henkilötunnusta ei näytetä palvelun käyttöliittymällä. Henkilötunnus näytetään vain asiaa käsittelevälle viranomaiselle.
Käyttäjän suostumuksella henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiviestintään, operatiiviseen asiakassuhteen hoitamiseen ja hallinnoimiseen sekä mielipidemittaus- ja tutkimuskäyttöön. Markkinointiviestintää voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna (suoramarkkinointi). Käyttäjän tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille näiden käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Ammattilaiskäyttäjän itse lisäämiä pätevyys- ja kokemustietoja käytetään ammattilaisen kelpoisuuden toteamiseksi.
Palvelun käytöstä tallentuu anonyymia käyttäjätietoa käyttäjätilastointipalveluun. Tilastointipalveluun ei lähetetä mitään tietoa hankkeesta tai henkilöistä. Tietoa hyödynnetään palvelun käytettävyyden parantamiseen.
Palvelun käytöstä syntyy myös lokitietoa, jonka avulla voidaan tarvittaessa selvittää mm. milloin ja kenen toimesta tietoja on katseltu tai muokattu. Tämä lokitieto on suojattu samalla tavalla kuin palvelun varsinaiset tiedot, ja pääsy niihin on vain erikseen nimetyillä henkilöillä. Lokitietoa käytetään mahdollisten väärinkäytösepäilyjen selvittämiseen tai palvelutuessa asiakkaan ongelmien ratkaisemiseen. Lupapiste sisältää arkiston, jossa tiedot säilyvät pysyvästi sähköisessä muodossa.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen.
8 Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedoista tallennetaan: etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, salasana, markkinointilupa, tieto turvakiellosta, mahdolliset muut luvat ja suostumukset sekä mahdolliset muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot. Sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena palvelussa. Ammattilaiskäyttäjistä tallennetaan lisäksi tutkintotiedot, FISE-pätevyys, käyttäjän tallentamat tutkintotodistukset, CV:t ja muut liitedokumentit. Viranomaiskäyttäjille tallennetaan lisäksi organisaatio (kunta tai kuntayhtymä) ja organisaation osasto (esim. rakennusvalvonta). Viranomaiskäyttäjistä ei tallenneta henkilötunnusta.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Käyttäjän henkilötunnus saadaan Suomi.fi tunnistautumisen yhteydessä. Asiointitilille tunnistaudutaan pankkitunnuksilla, sähköisellä henkilökortilla tai mobiilivarmenteella. Asiointitiliyhteys on suojattu SSL/TLS-tekniikalla. Asiointitilille tunnistautumisen yhteydessä käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite haetaan väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmässä olevat tiedot käyttäjä voi tarkistaa Väestörekisterikeskuksen Omien tietojen tarkastus -palvelusta. Turvakieltoasiakkaille ei haeta henkilötietoja. Palvelun kautta voidaan myös kerätä käyttäjältä itseltään tämän yhteystietoja ja mahdollisia muita henkilötietoja tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia (esimerkiksi kolmannen osapuolen toteuttama markkinointiviestintä ja mielipidemittaus- ja tutkimuskäyttö) varten. Tällöin tietoja ei haeta Suomi.fi –tunnistautumisen kautta väestötietojärjestelmästä, vaan tiedot pyydetään käyttäjältä erikseen kulloinkin määriteltyä tarkoitusta varten. Lisäksi tietoja kertyy rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, esim. palvelun käyttölokin muodossa. Kirjautunut käyttäjä voi päivittää omia henkilötietojaan palvelussa, ei kuitenkaan henkilötunnusta.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilörekisterin tietoja voidaan luovuttaa palvelun käyttöehtojen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Käyttäjärekisterin henkilötietoja siirretään hakemukseen osaksi osapuolen (esimerkiksi hakija, pääsuunnittelija, vastaava työnjohtaja) tietoja.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Ei manuaalista aineistoa.
B Sähköiset tiedot
Tietoja pääsevät asiakkaiden itsensä lisäksi käsittelemään vain henkilöt, jotka ovat vastuussa ko. luvan käsittelystä. Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Palvelu tallentaa kaikki keräämänsä tiedot omaan tietokantaansa. Palvelun tietokanta sijaitsee pääsynhallinnalla (käyttäjätunnus ja salasana) kontrolloidussa pilviympäristössä. Kaikki hallinnointitapahtumat lokitetaan ja ovat jäljitettävissä.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty yhteyshenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja>Rekisteröidyn oikeudet). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista. Korjauspyyntö osoitetaan rekisterin yhteyshenkilölle.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Tietoja ei käytetä suostumuksen perusteella. Rekisteröity ei voi kieltää tietojen käyttöä viranomaistoiminnassa.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).