Asuminen, rakentaminen ja ympäristö

Sähköisten lupahakemusten ja lupien rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 30.11.2018

1 Rekisterin nimi

Sähköisten lupahakemusten ja lupien rekisteri 

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Asemakaavoitus- ja rakennuslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Rakennustarkastaja  

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Rakennustarkastaja  
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 0403172398, mikael.kangasniemi@nurmijarvi.fi 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Rekisterin tiedot säilytetään pysyvästi. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on lakisääteisten viranomaistehtävien hoitaminen ja rakennuslupahakemusten haku ja hallinta sekä rakentamiseen liittyvät muut luvat. Lupapisteessä myönnetään myös poikkeamisluvat, suunnittelutarveratkaisut, maisematyöluvat, yleisten alueiden luvat (sijoitusluvat ja kaivuuluvat).  

Palvelussa käytetään henkilötietoja käyttäjän tunnistamiseksi sekä palvelussa tehtävien yhteydenottojen mahdollistamiseksi.  

Käyttäjärekisterin henkilötietoja kopioidaan hakemukseen osapuolen (esimerkiksi hakija, pääsuunnittelija, vastaava työnjohtaja) tietoihin. Henkilötietoja tallennetaan käyttäjärekisteriin, jottei käyttäjän tarvitse syöttää yhteystietoja hakemuksille moneen kertaan. Käyttäjän henkilötunnusta ei näytetä palvelun käyttöliittymällä. Henkilötunnus näytetään vain asiaa käsittelevälle viranomaiselle.  

Käyttäjän suostumuksella henkilötietoja voidaan käyttää markkinointiviestintään, operatiiviseen asiakassuhteen hoitamiseen ja hallinnoimiseen sekä mielipidemittaus- ja tutkimuskäyttöön. Markkinointiviestintää voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna (suoramarkkinointi). Käyttäjän tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille näiden käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.  

Ammattilaiskäyttäjän itse lisäämiä pätevyys- ja kokemustietoja käytetään ammattilaisen kelpoisuuden toteamiseksi.  

Palvelun käytöstä tallentuu anonyymia käyttäjätietoa käyttäjätilastointipalveluun. Tilastointipalveluun ei lähetetä mitään tietoa hankkeesta tai henkilöistä. Tietoa hyödynnetään palvelun käytettävyyden parantamiseen.  

Palvelun käytöstä syntyy myös lokitietoa, jonka avulla voidaan tarvittaessa selvittää mm. milloin ja kenen toimesta tietoja on katseltu tai muokattu. Tämä lokitieto on suojattu samalla tavalla kuin palvelun varsinaiset tiedot, ja pääsy niihin on vain erikseen nimetyillä henkilöillä. Lokitietoa käytetään mahdollisten väärinkäytösepäilyjen selvittämiseen tai palvelutuessa asiakkaan ongelmien ratkaisemiseen. Lupapiste sisältää arkiston, jossa tiedot säilyvät pysyvästi sähköisessä muodossa. 

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen. 

8 Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedoista tallennetaan: etunimi, sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, salasana, markkinointilupa, tieto turvakiellosta, mahdolliset muut luvat ja suostumukset sekä mahdolliset muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot. Sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena palvelussa. Ammattilaiskäyttäjistä tallennetaan lisäksi tutkintotiedot, FISE-pätevyys, käyttäjän tallentamat tutkintotodistukset, CV:t ja muut liitedokumentit. Viranomaiskäyttäjille tallennetaan lisäksi organisaatio (kunta tai kuntayhtymä) ja organisaation osasto (esim. rakennusvalvonta). Viranomaiskäyttäjistä ei tallenneta henkilötunnusta.  

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään palveluun rekisteröitymisen yhteydessä. Käyttäjän henkilötunnus saadaan Suomi.fi tunnistautumisen yhteydessä. Asiointitilille tunnistaudutaan pankkitunnuksilla, sähköisellä henkilökortilla tai mobiilivarmenteella. Asiointitiliyhteys on suojattu SSL/TLS-tekniikalla. Asiointitilille tunnistautumisen yhteydessä käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite haetaan väestötietojärjestelmästä. Väestötietojärjestelmässä olevat tiedot käyttäjä voi tarkistaa Väestörekisterikeskuksen Omien tietojen tarkastus -palvelusta. Turvakieltoasiakkaille ei haeta henkilötietoja. Palvelun kautta voidaan myös kerätä käyttäjältä itseltään tämän yhteystietoja ja mahdollisia muita henkilötietoja tässä rekisteri- ja tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia (esimerkiksi kolmannen osapuolen toteuttama markkinointiviestintä ja mielipidemittaus- ja tutkimuskäyttö) varten. Tällöin tietoja ei haeta Suomi.fi –tunnistautumisen kautta väestötietojärjestelmästä, vaan tiedot pyydetään käyttäjältä erikseen kulloinkin määriteltyä tarkoitusta varten. Lisäksi tietoja kertyy rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, esim. palvelun käyttölokin muodossa. Kirjautunut käyttäjä voi päivittää omia henkilötietojaan palvelussa, ei kuitenkaan henkilötunnusta.

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilörekisterin tietoja voidaan luovuttaa palvelun käyttöehtojen ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Käyttäjärekisterin henkilötietoja siirretään hakemukseen osaksi osapuolen (esimerkiksi hakija, pääsuunnittelija, vastaava työnjohtaja) tietoja.

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Ei manuaalista aineistoa.  

B Sähköiset tiedot

Tietoja pääsevät asiakkaiden itsensä lisäksi käsittelemään vain henkilöt, jotka ovat vastuussa ko. luvan käsittelystä. Tiedot siirretään SSL-suojatun yhteyden ylitse. Palvelu tallentaa kaikki keräämänsä tiedot omaan tietokantaansa. Palvelun tietokanta sijaitsee pääsynhallinnalla (käyttäjätunnus ja salasana) kontrolloidussa pilviympäristössä. Kaikki hallinnointitapahtumat lokitetaan ja ovat jäljitettävissä. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Tietoja ei käytetä suostumuksen perusteella. Rekisteröity ei voi kieltää tietojen käyttöä viranomaistoiminnassa.  

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).