Hallinto ja talous

Työllisyyspalvelujen asiakasrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 17.5.2021

1 Rekisterin nimi

Nurmijärven kunnan työllisyyspalvelujen asiakasrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, elinvoimalautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Elinkeinojohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Työllisyyskoordinaattori
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): pasi.teimonen@nurmijarvi.fi

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Asiakastietoja säilytetään 5 vuotta asiakkuuden päättymisestä seurannan ja asiakkaan oikeusturvan vuoksi. Maksatukseen liittyviä tietoja säilytetään 10 vuotta. Tiedot poistetaan myös aina, jos asiakas niin haluaa tai vaatii.

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kunnan tehtävä on edistää kuntalaisten työllisyyttä. Keskeisimpiä keinoja siinä ovat
• palkkatukiasioiden hoitaminen
• kunnan velvoitetyöllistämisen järjestäminen
• työllisyysasioihin liittyvä neuvontatyö
• Kelalta kuntaan tulevan työmarkkinatukilaskun seuraaminen ja työllistämisen edistäminen sen tietojen perusteella
• työttömien kuntalaisten tapaaminen ja heidän tukemisensa työllistymispolulla.


Rekisteröitävän tiedon käyttötarkoitus on työttömien työllistymisen edistäminen. Työllisyyspalveluissa työskentelevät työntekijät keräävät ja käyttävät vain työllistymisen kannalta olennaisia tietoja. Asiakkaalle kerrotaan aina tiedon keräämisen tarkoitus ja asiakas antaa aina erikseen kirjallisen suostumuksensa tietojen keräämiselle ja käyttämiselle. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista ja asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa.


Asiakasrekisteriä käytetään myös palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999)
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  • Työttömyysturvalaki 1290/2002
  • Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2012
  • Laki monialaisesta yhteispalvelusta (1369/2014)

8 Rekisterin tietosisältö

Sähköisesti tallennetut tiedot
Työllisyyspalveluilla on otettu käyttöön sähköinen järjestelmä tietojen hallintaan. Järjestelmään tullaan tallentamaan
– asiakkaan yhteystiedot
– asiakkaan koulutustausta, työkokemus ja muu työnhaussa oleellinen osaaminen
– asiakkaan mahdollisuus palkkatukeen ja kelpoisuus kuntalisän saajaksi
– asiakastapaamisissa muodostuva asiakaskertomus ja asiakkaan muu työllistymisen näkökulmasta oleellinen tieto, jonka hän on itse kertonut

Manuaalisesti tallennetut tiedot
– muistiinpanot asiakastapaamisesta (siirretään sähköiseen asiakastietojärjestelmään)
– asiakkaan allekirjoittama suostumus tietojen käyttöön työllistymistä edistävässä toiminnassa
– kuntalisän maksamiseen vaadittavat dokumentit: mahdollinen palkkatukipäätös, kopio työsopimuksesta, seurantatieto kuntalisän maksamisesta (maksuohjelma)
– velvoitetyöllistämisen ja palkkatukityöllistämisen osalta ne dokumentit, jotka on säilytettävä

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan tapaamisissa asiakkaan kanssa ja ne perustuvat asiakkaan omaan kertomukseen. Niiden totuudenmukaisuutta ei tarkasteta.

Nurmijärven kunta ja sen työllisyyspalvelut saa Kansaneläkelaitokselta kerran kuukaudessa kuntaosuuslaskun mukana liitteen, jossa on eriteltynä työmarkkinatuen saajat. Tässä liitteessä on henkilön nimi, heidän henkilötunnuksensa ja se summa, joka heistä on työmarkkinatukea takaisin maksettava. Työmarkkinatuen saajat on jaoteltu yli 300 päivää tukea saaneisiin ja yli 1000 päivää tukea saaneisiin. Uudet nimet listalla on merkitty erikseen. Kelan järjestelmään pääsee tietoja hakemaan vain kunnan valtuuttama henkilö (vahva tunnistautuminen).

Kansaneläkelaitoksen sivuilla on kerrottu periaatteet työmarkkinatuen laskuttamisesta kunnilta. Kansaneläkelaitoksen laskun liitteestä löytyvän henkilötunnuksen avulla voidaan työmarkkinatukea saaneen henkilön yhteystiedot selvittää Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämän järjestelmän kautta. Tietoihin pääsee vain kunnan valtuuttama henkilö (vahva tunnistautuminen). Työllisyyskoordinaattoreilla on käyttöoikeus VTJ:n kyselyosuuteen, sen perustason oikeudet. Saadun yhteystiedon kautta voidaan asiakas kutsua kirjallisella yhteydenotolla kartoitustapaamiseen. Tarvittaessa asiakkaan puhelinnumeroa voidaan etsiä Fonectan tiedoista.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)
  • Laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta 916/2012
  • Työttömyysturvalaki 1290/2002
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille vain asiakkaan suostumuksella. Tietoja voidaan luovuttaa eteenpäin vain työllistämistä edistävissä toimissa, esimerkiksi potentiaaliselle työnantajalle. Tietojen luovutukseen kysytään asiakkaalta kirjallinen suostumus. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Mikäli tietoja ulkopuoliselle taholle luovutetaan, tehdään siitä merkintä rekisteriin.


Keskeinen lainsäädäntö:

  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999)
  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä.


Työllisyyspalveluiden asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.

Paperiaineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin.

Sähköiset tiedot

Nurmijärven kunnan ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietoturvasäännösten mukaisesti. Nurmijärven kunnan tietohallinto vastaa tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Asiakastietojärjestelmään liittyvistä tietoturva-asioista vastaa järjestelmän toimittaja.


Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet ja järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, salasanat ja järjestelmissä on käytössä vahvat tunnistautumistavat. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan.
Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttölokitietojen avulla.

Ostopalvelut

Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajilta huolehditaan tietoturvan ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä sopimuksessa.
-Palveluntuottajan tulee toimittaa tietosuojaseloste oman toimintansa osalta.
-Tietosuojaselosteesta tulee ilmetä, että sopimuksen piiriin kuuluvien asiakkaiden asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi.
-Palveluntuottaja huolehtii rekisterinpidosta ostopalvelun osalta kunnan lukuun
-Nurmijärven elinvoimalautakunta rekisterinpitäjänä päättää Nurmijärveä koskevien tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta
-Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnoissa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja -turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä.
-Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut.
-Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa asiakastiedot siirretään Nurmijärven rekisteriin.

Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
  • Tietosuojalaki (1050/2018)
  • Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999)
  • Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku ( 1030/1999)

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.


Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin toimistossa tai tiedot annetaan kirjallisena. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä ja sen käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa.


Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi : Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää myös tietosuojavaltuutetun toimistosta tai kotisivuilta saatavaa vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta.


Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterissä oleva, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.


Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä Elinvoima- ja kuntakehityspalveluihin. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin.


Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.


Keskeinen lainsäädäntö:

  • EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa tietojensa käsittelyyn. Poistopyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä Elinvoima- ja kuntakehityspalveluihin. Tietojen käsittelyn päättyminen päättää samalla asiakkuuden.

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).