TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 9.10.2025
1 Rekisterin nimi
Puhelinvaihde ja sisäinen puhelinluettelo
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Turvallisuusasiantuntija
kati.aaltio@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
4 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Puhelinvaihteen ja sisäisen puhelinluettelon tarkoituksena on mahdollistaa ja tukea Nurmijärven kunnan toiminnan kannalta välttämätöntä sisäistä ja ulkoista viestintää sekä asiakaspalvelua. Henkilötietoja käsitellään, jotta kuntalaiset, yhteistyökumppanit ja kunnan henkilöstö voivat ottaa yhteyttä oikeaan toimialaan, yksikköön tai henkilöön sekä jotta kunnan henkilöstö voi hoitaa työtehtäviään tehokkaasti ja sujuvasti.
Sisäistä puhelinluetteloa käytetään kunnan organisaation sisäiseen yhteydenpitoon, työn organisointiin ja henkilöstön tavoitettavuuden varmistamiseen. Puhelinvaihde palvelee lisäksi kunnan ulkoista asiakaspalvelua ja viranomaistehtävien hoitamista ohjaamalla puhelut oikeille tahoille.
Oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ovat:
- rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta)
- yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja julkisen vallan käyttäminen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta)
Puhelinvaihde ja sisäinen puhelinluettelo ovat välttämättömiä kunnan lakisääteisten tehtävien, viranomaisviestinnän ja asiakaspalvelun toteuttamiseksi.
6 Rekisterin tietosisältö
Kunnan henkilökunnasta:
- Nimi, sähköpostiosoite, toimipiste, toimiala, sijais- ja esihenkilötiedot, henkilönumero, paikallaolostatus, puhelinnumero.
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Henkilöstön yhteystiedot säilytetään henkilön palvelussuhteen ajan.
8 Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttöoikeuslomakkeet, puhelintilauslomakkeet, sähköpostilla tullut tieto, kulunvalvonta.
9 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan Telian alihankkijalle DialOk:lle, joka välittää puheluita. Tietoja tallennetaan myös kunnan sisäisten kuljetusten järjestelmän yhteyshenkilötietoihin.
10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
11 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Puhelintilauslomakkeet säilytetään lukitussa tilassa.
Sähköiset tiedot
Järjestelmä on suojattu käyttäjä- ja salasanatunnuksin.
12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
13 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 3 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
14 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
15 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).