TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Muokkaamispäivä: 12.12.2018
1 Rekisterin nimi
Henkilöstön sähköpostihakemisto Office 365 Outlook
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Talousjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Tietotekniikkayksikkö / tietotekniikan päällikkö ja atk-suunnittelijat
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): puh. 2240 (HelpDesk)
5 Kunnan tietosuojavastaava
Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään työsuhteen ajan.
7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilökunnan sähköpostin ja työryhmäohjelmistojen käyttöoikeus- ja postituslistat, sisältäen kalenteritoiminta sekä yhteystiedot. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen (työsopimus).
8 Rekisterin tietosisältö
Outlook Office 365-sähköposti. Kunnan työntekijät: Etunimi, sukunimi, nimike, työpaikan toimipiste, työpaikan yhteystiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tietoja säilytetään työsuhteen ajan.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttöoikeuslomakkeet ovat esimiehen allekirjoituksella hyväksytty. Oikeudet kunnan tietojärjestelmiin esim. sähköposti, palvelinlevyt, yhteiset työtilat jne. Esimiehet myös tekevät käyttöoikeuksien muutos ja poistoilmoitukset lomakkeella tietotekniikkayksikköön. Työntekijät luovuttavat henkilötietonsa tullessaan työnantajan palvelukseen.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietojen perusteella muodostetaan sähköpostiosoitteet ja erilaisia sisäisiä postitusryhmiä. Tiera turvaposti Deltagon.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
A Paperiaineisto
Käyttöoikeuslomakkeet ja tietosuojasitoumukset säilytetään tietotekniikkayksikössä lukituissa kaapeissa ja skannattuna verkkolevyllä. Huoneet ovat lukittuja. Tietoja käsittelevät toimenkuvien mukaan vastuuhenkilöt.
B Sähköiset tiedot
Säännöllinen varmistus automaattisesti toimittaja huolehtii varmistuksista.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Tarkastusoikeus
Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.
15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.
16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely perustuu työsopimukseen tai virkamääräykseen liittyviin työtehtävien tai niihin rinnastettavien kunnan luottamustehtävien hoitamiseen liittyviin laitteistojen, ohjelmistojen käyttöoikeuksien hallintaan, niin siksi niihin liittyvää henkilötietojen käsittelyn suostumusta ei voi peruuttaa.
17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
19 Muu informaatio
Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).