Kunnan omia työntekijöitä koskevia rekistereitä

Henkilöstön sähköpostihakemisto Office 365 Outlook

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 12.12.2018

1 Rekisterin nimi

Henkilöstön sähköpostihakemisto Office 365 Outlook

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Talousjohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Tietotekniikkayksikkö / tietotekniikan päällikkö ja atk-suunnittelijat 
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): puh. 2240 (HelpDesk) 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään työsuhteen ajan. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilökunnan sähköpostin ja työryhmäohjelmistojen käyttöoikeus- ja postituslistat, sisältäen kalenteritoiminta sekä yhteystiedot. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen (työsopimus). 

8 Rekisterin tietosisältö

Outlook Office 365-sähköposti. Kunnan työntekijät: Etunimi, sukunimi, nimike, työpaikan toimipiste, työpaikan yhteystiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tietoja säilytetään työsuhteen ajan. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Käyttöoikeuslomakkeet ovat esimiehen allekirjoituksella hyväksytty. Oikeudet kunnan tietojärjestelmiin esim. sähköposti, palvelinlevyt, yhteiset työtilat jne. Esimiehet myös tekevät käyttöoikeuksien muutos ja poistoilmoitukset lomakkeella tietotekniikkayksikköön. Työntekijät luovuttavat henkilötietonsa tullessaan työnantajan palvelukseen. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietojen perusteella muodostetaan sähköpostiosoitteet ja erilaisia sisäisiä postitusryhmiä. Tiera turvaposti Deltagon. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Käyttöoikeuslomakkeet ja tietosuojasitoumukset säilytetään tietotekniikkayksikössä lukituissa kaapeissa ja skannattuna verkkolevyllä. Huoneet ovat lukittuja. Tietoja käsittelevät toimenkuvien mukaan vastuuhenkilöt. 

B Sähköiset tiedot

Säännöllinen varmistus automaattisesti toimittaja huolehtii varmistuksista. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu työsopimukseen tai virkamääräykseen liittyviin työtehtävien tai niihin rinnastettavien kunnan luottamustehtävien hoitamiseen liittyviin laitteistojen, ohjelmistojen käyttöoikeuksien hallintaan, niin siksi niihin liittyvää henkilötietojen käsittelyn suostumusta ei voi peruuttaa. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).