Kunnan omia työntekijöitä koskevia rekistereitä

4Ks-ohjelmat (Strategia, Riskipiste, Poikkeama, Pelastussuunnitelma ja Oppilaitosturva)

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 11.12.2018

1 Rekisterin nimi

4Ks-ohjelmat (Strategia, Riskipiste, Poikkeama, Pelastussuunnitelma ja Oppilaitosturva)

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus / 4Ks Finland Oy, Y-tunnus 1495802-5
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi / Parantolankatu 11, 05800 Hyvinkää
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi / Ohjelmien ylläpito, toimisto@4ks.fi 

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Hallintojohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Tentacle Networks Oy, Y-tunnus 2082935-0 
Osoite: Ilmalankatu 2 C, 00240 Helsinki 
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): Palvelimien ylläpito, tuki@tentacle.fi  

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Niin kauan kuin kohde / toiminta on olemassa. Poikkeamailmoituksia säilytetään kaksi vuotta. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Ohjelmat eivät pääsääntöisesti kysy eivätkä sisällä asiakkaiden niihin syöttämien henkilöiden nimien ja yhteystietojen lisäksi muita tarkemmin yksilöiviä henkilötietoja, ellei asiakas ole niitä esim. lisätietokenttiin virheellisesti antanut.  

Henkilöistä ohjelmiin tallennettavat tiedot ohjelman ylläpitäjä määrittelee asiakkaan kanssa asiakaskohtaisesti.  

Henkilötiedot näkyvät käyttäjille sähköisessä muodossa ja/tai tulostetuissa dokumenteissa lähinnä vastuuhenkilöinä ja/tai lisätietojen antajina yhteystietoineen. 

8 Rekisterin tietosisältö

Ohjelmat eivät muodosta niihin syötetyistä tiedoista rekistereitä. Ohjelmat sisältävät ainoastaan asiakkaan tai ohjelmien ylläpitäjän asiakkaan pyynnöstä niihin syöttämät turvallisuussuunnitelmissa ja riskienhallinnassa tarpeellisiksi katsotut asiakasta koskevat tiedot, jotka on määritelty yhdessä asiakkaan kanssa. 

Tiedoilla mahdollistetaan asiakkaan organisaatiossa asianmukainen turvallisuustoiminta. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Ohjelmien tai palvelinten ylläpitäjien toimesta ohjelmiin ei liity säännönmukaisia tietolähteitä vaan asiakas päivittää tai pyytää ohjelmien ylläpitäjää päivittämään niissä olevia tietojaan tarpeen mukaan. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ohjelmissa olevia tietojaan asiakas voi luovuttaa tarpeen mukaan haluamilleen tahoille. Ohjelmien tai palvelinten ylläpitäjät eivät luovuta tietoja säännönmukaisesti. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakas siirtää tai luovuttaa tietojaan tarpeen mukaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

Ohjelmien tai palvelinten ylläpitäjät eivät siirrä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.  

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Asiakas säilyttää manuaalisessa muodossa olevia tietoja asianmukaisesti suojattuna. Ohjelmien tai palvelinten ylläpitäjät eivät säilytä asiakkaan tietoja manuaalisessa muodossa. 

B Sähköiset tiedot

Asiakas säilyttää sähköisessä muodossa olevia tietoja asianmukaisesti suojattuna. Ohjelmien ja palvelinten ylläpitäjät suojaavat sähköisessä muodossa olevia asiakkaan tietoja salasanoin suojatuilla käyttäjätunnuksilla ja salatuilla SSL-yhteyksillä sekä asianmukaisesti säilytettävillä varmuuskopioilla. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).