Kunnan omia työntekijöitä koskevia rekistereitä

Tietojärjestelmien käyttäjärekisteri AD (Active Directory)

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 12.12.2018

1 Rekisterin nimi

Tietojärjestelmien käyttäjärekisteri AD (Active Directory)

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Talousjohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Tietotekniikkayksikkö / tietotekniikan päällikkö ja atk-suunnittelijat 
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): puh. 040 317 2240 (HelpDesk) 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan, kun työsuhde on ilmoitettu päättyneeksi. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kunnan työntekijöiden käyttöön annetut tietojärjestelmäoikeudet ja ensisijaisesti työtehtävien hoitoa varten annetut käyttäjätunnukset. Käsittelyperusteena on yleinen etu. 

8 Rekisterin tietosisältö

Kunnan henkilökunnasta:  

Nimi, sähköpostiosoite, toimipiste, toimiala, eri järjestelmiin annetut oikeudet, henkilönumero.  

Muut kuin kunnan henkilökunta (luottamushenkilöt, ulkoistettujen palvelujen työntekijät, konsultit, tilintarkastajat, harjoittelijat, opiskelijat), media: kontaktitietoja, sähköpostiosoite 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Esimies ilmoittaa allekirjoittamallaan käyttöoikeuslomakkeella työntekijän tarvitsemat oikeudet kunnan tietojärjestelmiin, sähköpostiin, palvelinlevyille, yhteisiin työtiloihin jne. Lisäksi eri järjestelmien pääkäyttäjät antavat oikeuksia järjestelmien sisällä ohjelmien käyttöön. Esimiehet myös tekevät käyttöoikeuksien muutos- ja poistoilmoitukset lomakkeella tietotekniikkayksikköön.  

Henkilön itse allekirjoittama tietosuojasitoumus. Tiedot poistetaan, kun työsuhde on ilmoitettu päättyneeksi. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Käyttöoikeuslomakkeet ja tietosuojasitoumukset säilytetään tietotekniikkayksikössä. Huoneet ovat lukittuja. 

B Sähköiset tiedot

Säännöllinen varmistus automaattisesti, säännöllisesti myös varmistus nauhoille ja nauhat ovat eri rakennuksissa kuin palvelimet. Järjestelmään pääsy on ainoastaan tietotekniikkayksikön henkilökunnalla. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu työsopimukseen tai virkamääräykseen liittyviin työtehtävien tai niihin rinnastettavien kunnan luottamustehtävien hoitamiseen liittyviin laitteistojen, ohjelmistojen käyttöoikeuksien hallintaan, niin siksi niihin liittyvää henkilötietojen käsittelyn suostumusta ei voi peruuttaa. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).