TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 14.10.2024
1 Rekisterin nimi
Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan rekisteri
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Henkilöstöjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Henkilöstöjohtaja
leena.ojala@nurmijarvi.fi
Puh. 0403174409
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
- Nurmijärven kunnan lakiin perustuvien työnantajavelvoitteiden täyttäminen
- Työsopimusten ja virkamääräysten ylläpito, poissaolorekisterin ylläpito ja vuosilomarekisterin ylläpito.
- Palkkojen ja palkkioiden maksu työ- ja virkasuhteessa oleville henkilöille, luottamustoimihenkilöille ja palkkionsaajille.
- Työsopimukset, virkamääräykset, vuosilomat ja muut poissaolot, muut palvelusuhteeseen liittyvät asiat, matkalaskut sekä palkanlaskenta tehdään ja käsitellään Populus -ohjelmassa. Palkanlaskenta välittää edelleen henkilön tietoja perityistä ennakonpidätyksistä verottajalle, perityistä jäsenmaksuista/puolueveroista ay-liitoille/puolueille, palvelussuhdetiedot Kevalle tulevaa eläkettä varten, mahdollisesti palkasta pidätettyjen ulosottojen tilitykset edelleen ulosottovirastoille, Kelaan sairauspäivärahojen hakemiseksi sekä vakuutusyhtiöön työtapaturmailmoituksia ja Tilastokeskukselle palkkojen tilastointia varten.
Oikeusperuste
Käsittelyn oikeusperusteena on pääosin Nurmijärven kunnan lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä työsopimusten täytäntöönpano.
Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen osalta käsittely perustuu tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohtaan: käsittely on sallittua, kun käsittelystä säädetään laissa tai kun käsittely johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä. Tällöin tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 1 kohdassa säädettyä käsittelykieltoa ei sovelleta.
Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lakeihin:
– Työsopimuslaki (55/2001)
– Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
– Vuosilomalaki 162/2005
– Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Suostumukseen perustuvat seuraavien henkilötietojen käsittely:
– Lähiomaisten yhteystiedot hätä/sairaustapauksia varten
7 Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyt: Palvelussuhteessa olevat palkansaajat, luottamushenkilöt, yksittäiset palkkionsaajat, kuntaan töihin hakeneet
Henkilötiedot: Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitili, mahdollisesti koulutus ja tutkintotiedot, ay-tieto, verotiedot, tehtävänkuva, muut työsuhdetta kuvaavat tiedot, puolueverotieto (luottamushenkilöt). Palvelussuhteen alkaminen ja päättyminen ja palvelussuhteen aikana tapahtuneet muutokset, palvelussuhteen päättymissyy, poissaolojen syyt, kertyneet vuosilomat ja niiden pitoajat, työaikakorvaukset. Maksetut palkat ja palkasta tehdyt vähennykset. Luottamustoimet, johon henkilö kuuluu. Ansiomerkit ja muistamiset pitkästä palvelusta.
Työturvallisuuslaki 40a § mukainen luettelo työssä altistuneista (biologiset tekijät)
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään kymmenen vuotta palvelussuhteen päättymisestä, mikäli lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksistä ei muuta johdu.
Palkkakortit säilytetään 70 vuotta.
Kuntaan töihin hakeneiden, mutta valitsematta jääneiden, hakemuksia liitetietoineen säilytetään kaksi vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilö itse, esimiehet, verottaja, ulosottovirasto.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan viranomaisille ja muille tiedonsaantiin oikeutetuille tahoille seuraavasti:
- Maksusuoritusten välittämiseen tarvittavat tiedot maksetaan pankkiin maksuliikenteen kautta
- Ilmoitukset palvelussuhteista Kevalle neljännesvuosittain sekä palkkatiedot kerran vuodessa, palkansaajakohtainen vuosi-ilmoitus verottajalle, verokorttien suorasiirrot verottajalta, ay-jäsenmaksujen selvitykset liitoille neljännesvuosittain, luottamushenkilöiden puolueverotilitykset neljännesvuosittain
- Palkkatilastotietojen luovuttaminen Tilastokeskukselle kerran vuodessa (ns. lokakuun palkkatilasto), Kelaan ja vakuutusyhtiölle päivärahojen hakemiseksi tarvittaessa.
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen suojaus on varmistettu erilaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Henkilötietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai virkatehtäviensä hoitamiseksi ja vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa. Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työ- ja virkasuhteen päättymisen jälkeen.
Paperiaineisto
Paperilla olevat ajankohtaiset tiedot säilytetään työhuoneissa lukolla varustetuissa kaapeissa ja peltikaapeissa, josta ne siirretään arkistoon pidempää säilytystä varten.
Sähköiset tiedot
Käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietojen ylläpito rekisteröi automaattisesti tietokantaan tietoryhmäkohtaisesti, kuka tietoa on käsitellyt (ns. lokilista).
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).