Kunnan omia työntekijöitä koskevia rekistereitä

Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 15.5.2020

1 Rekisterin nimi

Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan rekisteri  

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Henkilöstöjohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Palkanlaskennan esimies (pääkäyttäjä) 
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): Puh. 040317 2039. pirjo.tajakka@nurmijarvi.fi 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään kymmenen vuotta palvelussuhteen päättymisestä, mikäli lainsäädännöstä tai viranomaismääräyksistä ei muuta johdu.   

Palkkakortit säilytetään 70 vuotta. 

Kuntaan töihin hakeneiden, mutta valitsematta jääneiden, hakemuksia liitetietoineen säilytetään kaksi vuotta rekrytoinnin päättymisen jälkeen. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

  • Henkilötietojen käsittely perustuu työsopimuksen tai virkamääräyksen toimeenpanoon ja niihin liittyvään lainsäädäntöön.  
  • Työsopimusten ja virkamääräysten ylläpito, poissaolorekisterin ylläpito ja vuosilomarekisterin ylläpito.  
  • Palkkojen ja palkkioiden maksu työ- ja virkasuhteessa oleville henkilöille, luottamustoimihenkilöille ja palkkionsaajille.  
  • Työsopimukset, virkamääräykset ja poissaolot tehdään webTallennuksella ja vuosilomat käsitellään lomakäsittelyohjelmassa, josta ne siirtyvät/otetaan vastaan Prima-palkkaohjelmaan. Välitetään edelleen henkilön tietoja perityistä ennakonpidätyksistä verottajalle, perityistä jäsenmaksuista/puolueveroista ay-liitoille/puolueille, palvelussuhdetiedot Kevalle tulevaa eläkettä varten, mahdollisesti palkasta pidätettyjen ulosottojen tilitykset edelleen ulosottovirastoille, Kelaan päivärahojen hakemiseksi, Fenniaan tapaturmailmoituksien tekemiseen ja tilastokeskukselle palkkojen tilastointia varten. 

8 Rekisterin tietosisältö

  • Palvelussuhteessa olevat palkansaajat, luottamushenkilöt, yksittäiset palkkionsaajat, ja kuntalisät.  
  • Henkilötiedot: Nimi, Sosiaaliturvatunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitili, mahdollisesti koulutus ja tutkintotiedot, ay-tieto, puoluevero-tieto, verotiedot. Palvelussuhteen alkaminen ja päättyminen ja palvelussuhteen aikana tapahtuneet muutokset, palvelussuhteen päättymissyy, poissaolojen syyt, kertyneet vuosilomat ja niiden pitoajat. Maksetut palkat ja palkasta tehdyt vähennykset. Luottamustoimet, johon henkilö kuuluu. Ansiomerkit ja muistamiset pitkästä palvelusta. 
  • Lisäys 15.5.2020: Työturvallisuuslaki 40a§ mukainen luettelo työssä altistuneista (biologiset tekijät) 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö itse, esimiehet, verottaja, ulosottovirasto. webTallennuksen kautta tulevat työsopimukset ja poissaolot ja lomakäsittelyn kautta vuosilomat ja säästövapaat. Matkalaskut, kululaskut ja ajopäiväkirjat tehdään Populus-matkahallintaohjelmalla. 

Titaniasta (jaksotyöntekijöiden työvuorosuunnittelu ohjelmasta) siirtyy Jäähallin ja varhaiskasvatuksen tapahtumia. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palkkojen maksu pankkiin maksuliikenteen kautta, palkkojen siirto kirjanpitoon, ilmoitukset palvelussuhteista Kevalle neljännesvuosittain sekä palkkatiedot kerran vuodessa, palkansaajakohtainen vuosi-ilmoitus verottajalle, verokorttien suorasiirto verottajalta kerran vuodessa, ay-jäsenmaksujen selvitykset liitoille neljännesvuosittain, luottamushenkilöiden puolueverotilitykset neljännesvuosittain, Tilastokeskukselle palkkatilastot kerran vuodessa (ns. lokakuun palkkatilasto), Kelaan ja vakuutusyhtiölle päivärahojen hakemiseksi tarvittaessa. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Palkkaohjelman palvelin sijaitsee CGI:n toimitiloissa Joensuussa. Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Paperilla olevat ajankohtaiset tiedot säilytetään työhuoneissa lukolla varustetuissa kaapeissa ja peltikaapeissa, josta ne siirretään arkistoon pidempää säilytystä varten.

B Sähköiset tiedot

Käyttöliittymä suojataan käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin. Tietojen ylläpito rekisteröi automaattisesti tietokantaan tietoryhmäkohtaisesti, kuka tietoa on käsitellyt (ns. lokilista). 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin ja työsopimukseen, joten suostumusta ei voi peruuttaa. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).