TIETOSUOJASELOSTE
Tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 13 ja 14 artiklassa tarkoitetut tiedot
Päivitetty: 28.10.2025
1 Rekisterin nimi
VÄLKKY-koulutustarjotin, koulutusten ja koulutusryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
kunta@nurmijarvi.fi
Puh. (09) 250 021
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Sivistysjohtaja
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
SiHy:n osaamisen kehittämisen työryhmä
tiina.hirvonen@nurmijarvi.fi
Puh. 040 3174410
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
tietosuoja@nurmijarvi.fi
Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Nurmijärven kunnan sivistys- ja hyvinvointitoimialan järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden tietojen käsittely koulutuksen tai tapahtuman toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa. Koulutukset ovat maksuttomia, niistä ei kerätä maksutietoja.
Oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e‑alakohta).
Joissakin tilanteissa henkilötietojen käsittely voi perustua rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a-kohta).
Jos ilmoittautumisen yhteydessä kerätään erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten erityisruokavaliota tai esteettömyyteen liittyviä tietoja, käsittely perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen erityisten henkilötietojen käsittelyyn (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a‑alakohta). Tällaiset tiedot ovat vapaaehtoisia ja niitä käsitellään vain siltä osin kuin se on tapahtuman käytännön järjestämisen kannalta välttämätöntä.
6 Rekisterin tietosisältö
Sisältää koulutuksiin ilmoittautuneen henkilön yhteystietoja:
- Etu- ja sukunimi (pakollinen)
- Sähköposti (pakollinen)
- Puhelinnumero (vapaaehtoinen)
- Koulutukseen ilmoittautuneen itse antamat lisätiedot, kuten ruokavaliot ja ruoka-aine allergiat.(vapaaehtoinen)
Tilastointia varten kerätään koulutuksiin ilmoittautuneilta henkilöiltä:
- Työyksikkö (pakollinen)
- Tulosalue (pakollinen)
- Ammattinimike (vapaaehtoinen)
Lisäksi voidaan tallentaa lupa koulutukseen osallistuvan kuvaamisesta ja tämän töiden kuvaamisesta.
7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Kun asiakas lopettaa Hellewi-järjestelmän käytön, asiakkaan tiedot poistetaan järjestelmästä. Henkilötiedot poistetaan viimeistään, kun rekisterinpitäjä niin edellyttää tai kun käyttöoikeussopimus lakkaa olemasta voimassa.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki tiedot ovat peräisin asianosaisilta. Tiedot kerätään koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n alueiden ulkopuolelle.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan Nurmijärven kunnan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon ei ole pääsyä Nurmijärven kunnan ulkopuolisilla tahoilla. Kunnan sisällä käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaan. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Kirjautuminen tapahtuu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Käytettävissä olevat oikeudet riippuvat esimerkiksi siitä, millä oikeusperusteella henkilötietoja käsitellään eri tilanteissa. Rekisteröidyn oikeudet eri tilanteissa | Tietosuojavaltuutetun toimisto
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta: Tietosuoja – Nurmijärvi. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivuilla (Tietosuoja – Nurmijärvi), tietosuojavastaavalta (tietosuoja@nurmijarvi.fi) sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi).