TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019
Päivitetty: 2.12.2025
1 Rekisterin nimi
Nurmijärven kunnan kulunvalvonta- ja avainhallintajärjestelmät
2 Rekisterinpitäjä
Nurmijärven kunta, Tekninen lautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi
3 Rekisterin vastuuhenkilö
Tehtävänimike: Tilakeskuksen päällikkö
4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tehtävänimike: Pääkäyttäjä isännöitsijä Hanna Mikkotervo-Adler
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot puh. 040 317 2017
5 Kunnan tietosuojavastaava
Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi
6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelyn tarkoitus
Nurmijärven kunnan hallinnoimissa kiinteistöissä kulunvalvonta- avaintenhallintajärjestelmien tarkoituksena on:
- Ohjata ja rajata tiloissa liikkuvien henkilöiden kulkua
- Turvatulostukseen käyttäminen
- Kulunvalvontakortti toimii henkilökorttina Nurmijärven kunnan työntekijälle
- Omaisuuden ja tietoaineistojen suojaaminen
- Turvallisuuden varmistaminen
Järjestelmiä käytetään kulunvalvontaan ja kulkuoikeuksien määrittelyyn.
Oikeusperuste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin lakeihin:
- Työturvallisuuslaki (738/2002)
- Tiedonhallintalaki (906/2019)
7 Rekisterin tietosisältö
Avaimet: Henkilön nimi, avainten lukumäärä henkilöllä, yritys, tehtävännimike, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä annetut kulkualueet.
Kulunvalvontajärjestelmä: Henkilön nimi, henkilönumero, tehtävännimike, organisaatio, käyttäjätunnus, sähköposti, työpuhelin numero, käyttäjätilin voimassaolo aika, rooli, tieto mihin rakennuksiin kulkuoikeus on.
8 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika
Järjestelmässä olevia tietoja säilytetään niin kauan, kuin se on tarpeen tietojen käyttötarkoitusta varten.
9 Säännönmukaiset tietolähteet
Säännönmukaisina tietolähteinä toimivat Nurmijärven kunnan työntekijöiden esihenkilöt. Työntekijän tiedot lisätään järjestelmään manuaalisesti esihenkilön antaman tiedon mukaisesti. Työntekijälle tehdään kulunvalvonta järjestelmän kulkukortti ja avain avainhallinta järjestelmässä. Kulunvalvonnan kulkukortti tehdään työntekijän esimiehen pyynnöstä Nurmijärven kunnan neuvonnassa Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi. Kortin tekee Nurmijärven kunnan työntekijä.
ILOQ tai CLIQ avaimet tehdään esimiehen pyynnöstä työntekijöille. ILOQ tai CLIQ avaimia tehdään kohteissa ja järjestelmällä kohteittain käyttäjä. Lisäksi koko järjestelmällä on pääkäyttäjä ja varapääkäyttäjät.
Jokainen työntekijä on vastuussa omista henkilökorteista ja avaimista.
Säännönmukaisina tietolähteinä toimivat kuluvalvontajärjestelmien lukijalaitteet ja kellopiirein varustetut lukot.
10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Kulunvalvonta- ja avainhallintajärjestelmistä keräämää tietoaineistoa voidaan luovuttaa tutkintaa varten suorittavalle viranomaiselle (kuten poliisille) esitutkintaa/tutkimusmateriaaliksi sekä rikosepäilytapauksissa ja sattuneissa tapaturma-/onnettomuustilanteissa tilanteen selvittämiseksi järjestelmien vastuuhenkilöiden toimesta kirjallista pyyntöä vasten.
11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.
12 Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperiaineisto
Paperimuodossa oleva aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja paikassa, joihin on pääsy vain ko asioita tai asiakirjoja käsittelevällä henkilöllä.
Sähköiset tiedot
Kulkutunnisteet ja lukitusjärjestelmien avaimet ovat tunnisteita, jotka on yksilöity kulunvalvonta- ja avainhallintajärjestelmissä kulkutunniste/avainhakemusta vastaa luovutetuksi tietylle henkilölle.
Rekisteröidylle henkilöllä on yksilöity numerosarja, jonka kulunvalvonta/avainhallintajärjestelmä yhdistää rekisteröityyn henkilöön.
Tiedot sijaitsevat järjestelmätoimittajan palvelimella ja niillä on määritellyt säilytysajat. Kulunvalvonta- ja avainhallintajärjestelmä ja niissä olevat rekisterien tiedot suojataan pääsyhallinnan ja käyttöoikeuksien keinoin sekä järjestelmien varmisteiden ja käytettävyyden avulla.
13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo
Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.
14 Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa määritellyt oikeudet:
- saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä
- saada tutustua tietoihin
- oikaista tietoja
- poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi
- rajoittaa tietojen käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- vastustaa tietojen käsittelyä
- olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät kunnan verkkosivuilta (https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja).
Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään. Mikäli haluat käyttää rekisteröidyn muita oikeuksia, olethan yhteydessä kohdassa 4 mainittuun yhteyshenkilöön. Laissa säädetyt edellytykset oikeuksien käyttämiseksi tarkistetaan tapauskohtaisesti.
15 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi
16 Muu informaatio
Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä on saatavilla kunnan verkkosivustolla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).