Kunnan omia työntekijöitä koskevia rekistereitä

Kulunvalvonnan ja työajanseurannan rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 11.12.2018

1 Rekisterin nimi

Kulunvalvonnan ja työajanseurannan rekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Kunnanhallitus
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Henkilöstöpäällikkö

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Pääkäyttäjä
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):

ympäristötoimiala, puh. 2500 2303 (toimialasihteeri) 

kuntakanslia, puh. 2500 2009 (toimistosihteeri) 

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
hanna.elomaa@nurmijarvi.fi, puhelin 040 317 2002

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tietojen säilytysaika on 10 vuotta. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kulunvalvonta ja työajan seuranta, henkilökortit, ruokailujen maksu maksupalvelupäätteellä. Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.  

8 Rekisterin tietosisältö

Kunnan henkilökunnasta:  

Nimi, hetu, toimiala, kulvan numero ja kulkuoikeudet. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Pääkäyttäjät luovuttavat uudelle henkilölle kulvan ja työaikaan liittyvän kulkuoikeuden. Jokainen käyttäjä huolehtii itse kulvan käytöstä. 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Järjestelmä yhteydessä Priman palkanlaskentaan. Henkilöstöpalvelut hoitavat maksupalveluun liittyvän maksuliikenteen ja seurannan.  

Järjestelmä yhteydessä puhelinvaihteen järjestelmään läsnäolotietojen siirrossa.  

Tietoja ei luovuteta organisaation ulkopuolelle. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Henkilökorttien kuittauslistat ja mahdolliset tulostetut työaikaraportit säilytetään lukituissa tiloissa.

B Sähköiset tiedot

Tiedot sijaitsevat kunnan konesalissa, kunnan palvelimella. Konehuoneeseen on tarkoin rajoitettu kulunvalvonta. Toimittajalla (Certego) on etäyhteydet ylläpitotoimintoja varten. Varmistukset järjestelmästä otetaan joka yö. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).