Sivistys ja hyvinvointi

Koulukuraattoripalvelut

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 3.2.2020

1 Rekisterin nimi

Koulukuraattoripalvelut  

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta, Sivistys- ja hyvinvointitoimiala, Hyvinvointipalvelut,  Kasvun ja oppimisen tukipalvelut 

Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Sivistysjohtaja

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Kasvun ja oppimisen tuen päällikkö
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite): 040 317 2580, riina.kontro@nurmijarvi.fi  

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja määräyksiä. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin käyttötarkoituksena on Kasvun ja oppimisen tukipalvelut –yksikön koulukuraattoripalvelujen asiakasasiakirjojen ylläpitäminen asiakassuhteen hoitoa varten. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. 

Keskeinen lainsäädäntö: 

  • Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 
  • Perusopetuslaki (628/1998, lisäys 31a, 477/2003). 
  • Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) 
  • Lastensuojelulaki ja –asetus (LsL 417/2007)  
  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) 
  • Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 
  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 
  • Hallintolaki (434/2003) 

8 Rekisterin tietosisältö

Sähköisesti tallennetut tiedot 

Nurmijärven esiopetusyksiköiden, koulujen, kunnan lukioiden, Arkadian yhteislyseon oppilaiden ja opiskelijoiden perustiedot Primus -oppilastietojärjestelmästä.  

Aura-asiakastietojärjestelmään tallennetut tiedot: 

  • Asiakkaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, kotikunta, äidinkieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, perhetiedot  
  • Koulunkäynti: opetuspaikka, vuosiluokka, oppilastyyppi, opetusmuoto, opetussuunnitelma 
  • Asiakastapahtumat: koulukuraattorin asiakasta koskevat kirjaukset ja merkinnät, ensimmäinen yhteydenotto, päivänmäärä, yhteydenottoja ja yhteydenoton syy,  asiakassuunnitelma, työskentelyn tavoite, toimenpiteet, aikaisemmat selvittelyt, muistiot, lausunnot, yhteenvedot, ilmoitukset ja tiedot saaduista ja luovutetuista asiakirjoista ja tiedoista. 
  • Toimintayksikkötiedot ja työntekijän nimi 
  • Tilastointi 
  • Järjestelmän käytön lokitiedot 

Manuaalisesti tallennetut tiedot 

  • Asiakasta koskevat asiakirjat 
  • Asiakaskäynnillä tehdyt dokumentit, joita ei siirretä sähköiseen asiakastietojärjestelmään. 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilö- ja perhetiedot saadaan Primus–oppilastietojärjestelmästä. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa kertomilla tiedoilla.  

Asiakaskertomuksen tiedot syntyvät vireillepanon ja asiakkuuden aikana asiakkaan työntekijän kirjaamina.  

Tiedot saadaan:  

1. Asiakkaalta, huoltajalta tai muulta yksityiseltä henkilöltä  

2. Koulun opetus- ja oppilashuoltohenkilöstöltä opetuksen tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot (Perusopetuslaki 40§).  

3. Toiselta toimintayksiköltä esim. perhetyöstä, perheneuvolasta, lastensuojelusta asiakkaan/huoltajan suostumuksella.  

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Sosiaalihuollon asiakirjat, jotka sisältävät tietoja sosiaalihuollon asiakkaasta tai muusta yksityisestä henkilöstä, ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. 

Asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa:  

  • asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu ja yksilöity sekä mielellään kirjallinen. Milloin asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen;  
  • ilman asiakkaan suostumustakin sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 17-18 §:ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla;  
  • rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 28 § ja asiakaslaki 18 § 5 mom.). 

 Alaikäisen asiakkaan tietojen antamista koskeva kielto-oikeus 

  • Alaikäinen voi, ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja lailliselle edustajalleen, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista. Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ssä säädetään (Sosiaalihuollon asiakaslaki 11 § 1 mom.).  

 Tietojen luovuttaminen kunnan sisällä 

  • Koulukuraattori voi lukea asiakkaan mahdolliset aiemmat koulukuraattoripalvelujen kirjaukset ja merkinnät sen jälkeen, kun hän on itse osallinen asiakkaan asian hoitamisessa.  
  • Aura-asiakastietojärjestelmän muilla käyttäjäryhmillä ei ole näkyvyyttä koulukuraattoripalveluiden dokumentteihin tai niiden sisältöön.  

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja –asetuksen mukaisesti asiakaskohtaisiin kansioihin. 

B Sähköiset tiedot

Aura-asiakastietojärjestelmän rekisteri sijaitsee järjestelmän toimittajan, CGI:n, palvelinlaitteistolla.  

Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta päättää esimies. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät. Käyttöoikeuden saaminen Aura-asiakastietojärjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoumusta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyä.  

Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjoittautumiset ja järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Sivistys- ja hyvinvointitoimialalla on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. 

Joitakin asiakastietoja voi olla asiakastietojärjestelmän lisäksi tallennettuna salasanalla suojattuna myös työntekijän omiin työtiedostoihin (esim. lausunnot) ennen tietojen vientiä Aura-asiakastietojärjestelmään.  

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Tietojen kirjaaminen asiakastietojärjestelmään perustuu lakiin, ei asiakkaan suostumukseen. 

Asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen luovutukseen silloin, kun tietojen luovuttamiseen ei ole lakiperustetta.  

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).