Sivistys ja hyvinvointi

Esiopetuksen oppilashuoltotyön rekisteri

TIETOSUOJASELOSTE
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679
Tietosuojalaki 1.1.2019

Muokkaamispäivä: 5.12.2018

1 Rekisterin nimi

Esiopetuksen oppilashuoltotyön rekisteri 

2 Rekisterinpitäjä

Nurmijärven kunta, Sivistyslautakunta
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
Puhelin 09250021, kunta@nurmijarvi.fi

3 Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike: Varhaiskasvatuksen päällikkö

4 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Tehtävänimike: Hallintopalvelusihteeri
Osoite: Keskustie 2 B, 01900 Nurmijärvi
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite):

5 Kunnan tietosuojavastaava

Asianhallintapäällikkö
Keskustie 2 b, 01900 Nurmijärvi
tietosuoja@nurmijarvi.fi

6 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia lakeja ja määräyksiä. 

7 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Esiopetuksen oppilashuoltoon liittyvien tehtävien hoito. Esiopetuksen järjestämisestä säädetään perusopetuslaissa. 

8 Rekisterin tietosisältö

  • Lapsen nimi, henkilötunnus, esiopetusyksikön tiedot sekä vanhempien yhteystiedot  
  • Lapsen asian käsittelyn vireille panija, päätetyt jatkotoimet ja niiden perustelut, asian käsittelyyn osallistuneet sekä tietojen luovutusmerkinnät (perusopetuslaki 31 a 3 momentti)  
  • Muut lapsen asian käsittelyn kannalta tarpeelliset tiedot 

9 Säännönmukaiset tietolähteet

  • Perustiedot kunnan ylläpitämästä Effica-tietojärjestelmästä. Tietoja päivitetään väestötietorekisterin ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä.  
  • Huoltajien antamat tiedot perustietolomakkeilla  
  • Lapsen esiopetuksesta tulleet tiedot  
  • Lapsen varhaiskasvatus tai edellinen esiopetuspaikka luovuttaa opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uuteen esiopetuspaikkaan 

10 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

  • Julkisten tietojen luovutus viranomaisten henkilörekisteristä määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 § 3 momentin perusteella. Oppilashuollon rekisterin tiedot ovat pääsääntöisesti salassa pidettäviä.  
  • Salassa pidettäviä ja julkisia tietoja voidaan luovuttaa toiselle viranomaiselle tai lapsen tulevaan kouluun. Ennen salassa pidettäviä tietojen luovutusta kouluun tai uuteen esiopetuspaikkaan pyydetään huoltajien suostumus. Ilman suostumusta luovutetaan vain tiedot, jotka ovat opetuksen asianmukaisen järjestämisen kannalta välttämättömiä. 

11 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen siirtoa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ei tapahdu.

12 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

  • Säilytetään suojattuna ulkopuolisilta lukitussa, paloturvallisessa tilassa  
  • Tietoja voivat käsitellä vain ne, jotka tarvitsevat niitä työtehtävissään 

B Sähköiset tiedot

Tiedot on suojattu esiopetuksen työntekijän tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin sekä säännöllisesti vaihdettavin salasanoin. 

13 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa.

14 Tarkastusoikeus

Lisätietoja rekisteristä ja siihen tallennettavista tiedoista antaa sille nimetty vastuuhenkilö. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteritiedot. Alaikäisen henkilön tietojen tarkastusoikeus on hänen huoltajallaan. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. Ohjeet ja lomake tarkastuspyynnön tekemiseen löytyvät Nurmijärven kunnan www-sivuilta (Tietosuoja). Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen antamista. Jos tarkastusoikeus evätään, rekisteröidylle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Rekisteröidyllä on tämän jälkeen oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti neljän viikon kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

15 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen virheen korjaamista. Pyyntö tulee toimittaa henkilökohtaisesti rekisterin yhteyshenkilölle virka-aikana.

16 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa, mutta asiakkuus katkeaa rekisteröidyn suostumuksen peruuttamiseen. 

17 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin.

18 Rekisteröidyn valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

19 Muu informaatio

Henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste on nähtävillä kunnan verkkosivuilla https://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/tietosuoja sekä saatavilla kunnan palvelupisteestä virka-aikaan (Keskustie 2b, 01900 Nurmijärvi).