Päikky Nurmijärven varhaiskasvatuksessa

Nurmijärven varhaiskasvatuksessa on otettu käyttöön sähköinen Päikky-mobiilikirjausjärjestelmä portaittain kevään ja kesän 2017 aikana niin, että koko kunnallinen varhaiskasvatus on siirtynyt uuden järjestelmän piiriin 1.8.2017 mennessä.

 

Siirtymävaiheen ajan varhaiskasvatuksella on käytössä kaksi toiminnanohjausjärjestelmää. Valitettavasti tämän siirtymävaiheen aikana kaikki huoltajien meille jo toimittamat tiedot eivät ole näkyvissä uudessa järjestelmässä esim. erityisruokavalio sekä allergiat. Nämä tiedot ovat kuitenkin vanhastaan varhaiskasvatusyksiköissä sekä päivittyvät Päikkyyn viiveellä. Myös perustietolomakkeella meille toimitetut muutostiedot päivittyvät ohjelmaan hiukan viiveellä. Pahoittelemme tästä aiheutuvaa haittaa!  

Huoltajilla näkyvän hoitoaikalaskurin käyttöönotossa on myös vielä keskeneräisyyttä. Kiitämme kärsivällisyydestänne uuden ohjelman käyttöönoton kanssa.

1.8. astuu voimaan aikaperusteinen laskutus. Lisätietoa asiasta löytyy kohdassa Lasten hoitomaksut!

Lisätietoa Päikystä

Mitä tehdä, jos varauskalenteri on jo sulkeutunut

Miksi uusi järjestelmä?

Kirjautuminen järjestelmään

Mitä tehdä jos kirjautuminen ei onnistu tai on muita ongelmia?

Järjestelmän käyttöohje ja käyttökielet

Lasten hoitovuorojen varaaminen / muuttaminen

Mitä muita asioita huoltajat ilmoittavat Päkyn kautta

Viestintä

Kyselyt

Lasten tuominen ja hakeminen varhaiskasvatuksesta

Tägit ja tägääiminen

Mitä tehdään kun lapsen tai perheen tiedoissa tapahtuu muutoksia

Lasten hoitomaksut

Tietoturva

Rekisteriseloste

Mitä tehdä, jos varauskalenteri on jo sulkeutunut

Hoitoaikojen varauskalenteri sulkeutuu aina maantaisin klo 18.00 silmällä pitäen seuraavaa viikkoa. Muistutusviesti tulee tällä hetkellä vain lapsen toiselle huoltajalle, jos hän on kirjautunut järjestelmään. Tämän vuoksi suosittelemme, että molemmat huoltajat aktivoivat tunnuksensa.

Jos hoitoajat jäivät ilmoittamatta Päikyn kalenterin kautta, voitte ilmoittaa ne päiväkotiin Päikyn vapaamuotoisena viestinä. (Valitse etusivulta; uusi viesti eli valkoinen kirjekuori sivun oikeassa laidassa, kirjoita teksti ja lähetä.) Näin ilmoitettuja hoitovarauksia emme kirjaa huoltajien kalenteriehin varauksina, mutta ohjelmaan kirjautuu toteutuneet hoitoajat toteuman mukaisesti.

Jos jo sulkeutuneisiin päiviin tulee muutoksia voi perhe ilmoittaa siitä joko Ilmoita muutos suunnitelmaan -painikkeella niissä tapaukissa, että hoitovaraus on jo tehty. Jos taasen perhe tarvitsee hoitoa päivänä, jolloin varaukseksi on jätetty vapaapäivä, voi perhe lähettää viestin Päikystä hoitopaikkaan.

Miksi uusi järjestelmä?

Uusi järjestelmä vapauttaa päiväkodin henkilökunnan aikaa lasten kanssa toimimiseen mm.  erilaisten paperitöiden tekemiseltä. Jatkossa pystymme paremmin kohdentamaan henkilökunnan läsnäolon niihin aikoihin kun lapset hoitoa kaipaavat. Myös henkilökunnan koulutukset ja lomat pystytään paremmin kohditamaan niihin hetkiin, kun valtaosa lapsista lomailee. Tämä tieto on päiväkodinjohtajilla käytössä, kun perheet tekevät omat hoitovaraukset oman liittymänsä kautta.

Järjestelmää tullaan käyttämään myös nopeaan vanhempien ja hoitopaikan väliseen viestintään sekä erilaisten kyselyjen tekemiseen esim. lomakyselyt.

Kirjautuminen järjestelmään

Ohjelma on tarkoitettu käytettäväsi tietokoneella tai tabletilla. 
Ja se  toimii Chrome
, Firefox tai Safari selaimilla!

Tietokoneelta tai tabletilta huoltajat kirjautuvat järjestelmään osoitteesta

        https://nurmijarvi.paikky.fi

Päikky voidaan ladata myös osaan mobiililaitteista mm. Samsung-puhelimiin. Silloin kirjautuminen tapahtuu kirjoittamalla nettiselaimen osoitteeksi

https://nurmijarvi.paikky.fi

 Älä kirjaa eteen tuttua www. vaan suoraan nuo yllä olevat osoitteet!

Ohjelma kysyy kirjauduttaessa käyttäjätunnusta. Tämä on huoltajan varhaiskasvatukselle ilmoittama matkapuhelinnumero.

Jos ohjelma ilmoittaa, että se ei hyväksy matkapuhelinnumeroasi, saattaa syynä olla se, että varhaiskasvatuksen asiakasrekisterissä ei ole ollut tiedossa tämän hetkistä matkapuhelinnumeroasi. Järjestelmä ei hyväksy samaa numeroa molemmille huoltajille.

Jotta ohjelma toimii kaikilta osiltaan, tarvitaan myös huoltajien sähköpostiosoitteet. Huoltajilla voi olla yksi yhteinen sähköpostiosoite.

Ohjelmaa voi käyttää myös kirjaston yleisölle tarkoitetuilla koneilla.

Mitä tehdä jos kirjautuminen ei onnistu tai on muita ongelmia?

Jos tarvitset apua tai haluat ilmoittaa muuttuneen tiedon, ota yhteyttä:

Maina Laakso
hallintopalvelusihteeri
Puh. 0403172660

 

Järjestelmän käyttöohje ja käyttökielet

Päikyn käyttöohje huoltajille voidaan ladata täältä. Ohjelmassa oleva käyttöohje on ohjelman toimittajan yleisohje, joka sisältää myös sellaisia toimintoja, joitka eivät ole Nurmijärven varhaiskasvatuksen käytössä mm. omien tietojen muuttaminen.

Huoltaja voi valita ohjelman käyttökielen useista eri vaihtoehdoista sisäänkirjautumisen yhteydessä. Valikosta löytyvät mm. suomi, ruotsi, englanti, viro. Avattu ohjelma sisältää halutunkielisen yleiskäyttöohjeen.

Lasten hoitovuorojen varaaminen / muuttaminen

Huoltajat varaavat hoitoaikoja ohjelmassa olevan kalenteritoiminnon kautta. Seuraavan viikon varaukset tehdään / muutetaan viimeistään edellisen viikon maanantai-iltaan klo 18.00 mennessä, jonka jälkeen ohjelma lukkiutuu seuraavan viikon osalta. Niille huoltajille, jotka eivät varausta ole tehneet maanantai-aamuun kello 8.00 mennessä järjestelmä lähettää huomautusviestin.

Esimerkki: 31.7. alkavan viikon varaukset on tehtävät maanantaihin 24.7. klo 18.00 mennessä.

Jos huoltajat haluavat muuttaa jo lukkiutunutta hoitovarausta, he klikkaavat kalenterin alalaidassa olevaa Ilmoita muutos suunnitelmaan -painiketta, jota kautta viesti lähtee päiväkodin mobiililaitteeseen. Huoltajat voivat käyttää tätä silloin kun lapsi on sairastunut tai lapsi ei tarvitsekaan jo varattua hoitoa vaan jää kotiin! Jos taasen huoltajat tarvitsevatkin hoitopäivän aiemmin ilmoitetun suunnitellun poissaolon tilalle, huoltajat joko soittavat päiväkotiin tiedustellakseen hoidon onnistumista tai lähettävät siitä viestin ohjelman kautta.

Ohjelma mahdollistaa yhden viikon mittaisen oletussuunnitelman tallettamisen kalenteriin. Näin ohjelma toistaa oletussuunnitelmaa seuraavina viikkoina siihen asti, kunnes huoltajat tyhjentävät oletussuunnitelman. Kun oletussuunnitelma on voimassa,  huoltajat voivat käydä tekemässä yksittäisiä päiviä koskevat muutokset ennen kalenterin lukkiutumista.

Ohjelmassa ei valitettavasti ole valmiiksi merkittynä arkipyhiä. Toivomme perheiden huomioivan tämän, kirjaamalla suunniteltu poissaolo -merkinnän näille päiville. Tämä on asia, jota ohjelman toimittaja kehittelee parhaillaan.

Mitä muita asioita huoltajat ilmoittavat Päkyn kautta

Huoltajat voivat muuttaa Päikyn kautta hoitovarauksia niin kauan kuin varauskalenteri on auki.

Omat tiedot -osion kautta huoltajat voivat ilmoittaa lapsen varahakijat sekä lapsen hoito-ohjeet/huomiot sekä lisätä oman kuvan järjestelmään.

Muut lasta koskevat asiat esim. allergiat ja erityisruokavaliot päivitetään ohjelmaan hallinnon toimesta. Valitettavasti siirtymävaiheen aikana kaikki huoltajien meille jo toimittamat tiedot eivät ole näkyvissä uudessa järjestelmässä esim. erityisruokavalio sekä allergiat. Nämä tiedot ovat kuitenkin vanhastaan varhaiskasvatusyksiköissä sekä päivittyvät Päikkyyn viiveellä. Pahoittelemme tästä aiheutuvaa haittaa!  

Jos lapsen tiedoissa tai perheen yhteystiedoissa tapahtuu muutoksia ilmoitetaan niistä perustietolomakkeella.

Viestitoiminnolla voidaan lähettää vapaamuotoista tekstiä suorana päiväkodin mobiililaitteeseen.

Viestintä

Huoltajat voivat lähettää sekä vastaanottaa lastaan koskevia viestejä suoraan omalta mobiililaitteeltaan lapsen ryhmän mobiililaitteeseen. Koska viestit menevät koko ryhmän käyttämään mobiililaitteeseen suosittelemme, että huoltajat lähettävät perinteisellä sähköpostilla ne viestit, jotka haluavat menevän vain määrättyjen henkilöiden nähtäväksi.

Huoltajat voivat poistaa saamiaan lapsikohtaisia viestejä viestin vasemmassa ylälaidassa olevan raksin avulla. Päiväkodin koko ryhmän huoltajille lähettämät viestit voidaan poistaa vain päiväkodin mobiililaitteen avulla.

Tällä hetkellä ohjelma ei valitettavasti ilmoita uuden viestin saapumisesta.

Kyselyt

Ohjelman avulla voidaan huoltajille lähettää erilaisia kyselyitä, jotka näkyvät huoltajan viestit-välilehdellä. Tätä toimintoa tullaan käyttämään jatkossa mm. syyslomaviikon hoidontarvetta kartoitettaessa. Ohjelman avulla päiväkodit voivat lähettää huoltajille erilaisia kyselyitä, joihin huoltajat voivat kätevästi vastata oman liittymän kautta.

Huoltajat eivät voi poistaa saamiaan kyselyitä vain kyselyn lähettäjä voi sen tehdä.

Ohjelma ilmoittaa uuden kyselyn saapumisesta.

Lasten tuominen ja hakeminen varhaiskasvatuksesta

Lapsen molemmille huoltajille jaetaan tägit, joilla he kirjaavat lapsen saapuneeksi päivähoitopaikkaan sekä sieltä pois. Tämä tapahtuu näppärästi samalla kun he kohtaavat ryhmän kasvattajan ja luovuttavat lapsensa tai ottavat hänet vastaan aivan kuten ennenkin. Varahakijoiden tuodessa tai hakiessa lasta kirjaus tapahtuu manuaalisesti.

Tägääminen tai manuaalien kirjaaminen tapahtuu samalla kun vastuu lapsesta siirtyy.

Tägit ja tägääimen

Lapsen molemmille huoltajille jaetaan oma tägi, jotka on valmiiksi aktivoitu. Muut lasta hakevat / tuovat henkilöt hoitavat kirjaamisen manuaalisesti. Jos huoltajalla ei ole tägiä mukana voi hänkin kirjata lapsen sisään / ulos manuaalisesti. Tämä on nopea toimenpide. Kaikissa tilantiessa tägäämisen tee aina aikuinen!

Jos tägi häviää, ota yhteys päiväkodinjohtajaan. Tägi itsessään ei sisällä mitään henkilötietoja!

Kun lapsi vaihtaa kunnallista varhaiskasvatusyksikköä koodaantuu tägi automaattisesti uuteen hoitopaikaan samana päivänä kun vaihto tapahtuu. Kun lapsen hoitosuhde päättyy, palauttaa perhe tägit päiväkodille.

Mitä tehdään kun lapsen tai perheen tiedoissa tapahtuu muutoksia

Kevään ja kesän 2017 aikana kaikki muutokset tehdään perinteisellä perustietolomakkeella. Syksystä käyttöön otetaan sähköinen lomake, jolla tiedot voidaan ilmoittaa suoraan järjestelmään. Tästä lisätietoa myöhemmin.

Varahakijat perhe voi ilmoittaa järjestelmän oman liittymän kautta.

Lasten hoitomaksut

Uusi järjestelmä ei vaikuta lapsen hoitomaksuihin kevään ja kesän aikana.

1.8.2017 astuu voimaa uusi maksuohje. Hoidossa olevien lasten huoltajille jaetaan tiedote sekä perustietolomake päiväkodin kautta. Uusille hoidossa aloittaville lapsille nämä postitetaan päivähoitopäätöksen yhteydessä. 

Maksuohjeessa asiakaslaskutus perustuu varattuun / toteutuneeseen hoitoaikaan. Tähän tulkintaan ollaan ehdottamassa tarkennusta niin, että toteutunut hoitoaika olisi laskutuksen perustana huomioiden hoitosopimuksen.

Tietoturva 

Lasten valokuvat ovat ohjelmassa puhtaasti turvallisuussyistä. Ja ne näkyvät ainoastaan päiväkodinhenkilökunnalle sekä kyseisen lapsen huoltajille. Huoltajat voivat nähdä järjestelmän kautta ainoastaan omaa lastaan koskevia tietoja.

Varhaiskasvatuksen käytössä oleva ohjelma toimii sekä mobiililaitteilla että tietokoneella, joiden muistiin ei talletu lapsia koskevia tietoja. Ohjelma avataan salasanoilla aina kirjautumisen yhteydessä ja se lukittuu automaattisesti tietyin väliajoin. Saas-palvelun tiedot on talletettuna toimittajan kotimaassa sijaitsevalle palvelimelle. Varhaiskasvatuksella on olemassa tietoturvakuvaus sekä sopimukset riskienhallinnasta. Käyttövaltuushallinnalla hallitaan ohjelman käyttäjiä. Varhaiskasvatuksen käyttäjillä on käytössä toimintaohjeet myös riskitilanteiden varalle. Kunnassa on vuosittain päivitettävät tietoturvaohjeet.

Laitteilla olevat tiedot eivät ole julkisia eikä niitä anneta ulkopuolisille tiedoksi. Esimerkiksi lapsen kirjaaminen hoitoon tapahtuu kahdenkeskeisessä tilanteessa huoltajan ja kasvattajan välillä. Tässä tilanteessa huoltaja ei voi nähdä muiden lasten tietoja. Järjestelmä mahdollistaa viestinnän huoltajan ja varhaiskasvatusyksikön välillä niin, että huoltajat eivät pysty viestittelemään toisillensa eivätkö näkemään keille muille viesti on lähetetty.

Rekisteriseloste

Löytyy täältä